Terugkerende facturen

Pro

Terugkerende facturen zitten in Pro.

Stuur je elke maand dezelfde factuur, bijvoorbeeld voor een abonnement, onderhoud, huur of een vast maandbedrag? Laat EenFactuurMaken.nl het dan doen. Je vindt het bij Terugkerend in het menu.

Een reeks instellen

1. Maak eerst een factuur zoals je hem elke keer wilt sturen. Een concept is genoeg; een eerdere definitieve factuur kan ook.
2. Ga naar Terugkerend en klik op Nieuwe reeks.
3. Kies de Voorbeeldfactuur. We kopiëren klant, regels en instellingen van die factuur.
4. Kies de Herhaling: wekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, en Elke: bijvoorbeeld 2 voor elke twee maanden (1 tot 12).
5. Kies Eerste factuur op: vandaag of later.
6. Optioneel: Stoppen na een einddatum.
7. Kies wat er moet gebeuren (zie hieronder) en klik op Instellen.

Onder Komende facturen zie je meteen de datums van de volgende facturen.

Concept, definitief of versturen

Automatisch versturen kan alleen als de factuur ook automatisch definitief wordt. Heeft je klant geen e-mailadres, dan waarschuwen we je; voeg er een toe.

Hoe werkt het?

• We kijken elk kwartier welke facturen aan de beurt zijn (Nederlandse tijd).
• Elke nieuwe factuur krijgt de datum van die dag, een nieuwe vervaldatum en het volgende nummer.
• Staat er op de voorbeeldfactuur een leverperiode (bijvoorbeeld 1 t/m 31 maart), dan schuift die elke keer mee.
• Maandelijks op de 31e? In kortere maanden wordt dat de laatste dag van de maand.
• Was EenFactuurMaken.nl een tijd niet bereikbaar, dan halen we gemiste facturen in (maximaal 12 per keer).
• Pas je de voorbeeldfactuur aan (zolang het een concept is), dan gelden de wijzigingen voor de volgende facturen.

Beheren

Via het menu bij een reeks kun je:

• Bewerken: herhaling, datums en instellingen wijzigen;
• Nu aanmaken: de volgende factuur nu meteen maken; de reeks gaat daarna verder met de volgende datum;
• Pauzeren en Hervatten: na hervatten gaan we verder vanaf de volgende datum in de toekomst, zonder gemiste facturen in te halen;
• Verwijderen: er komen geen nieuwe facturen meer. Facturen die al gemaakt zijn, blijven bestaan.

Onder Laatste runs zie je de laatste facturen van een reeks en of het gelukt is.

Als er iets misgaat

Lukt het definitief maken niet (bijvoorbeeld omdat er gegevens ontbreken) of het versturen niet (bijvoorbeeld zonder e-mailadres), dan maken we de factuur wel aan en krijg je een e-mail met een link ernaar. Los het op en maak hem zelf definitief of verstuur hem.

Quotum en Pro

Automatisch gemaakte facturen tellen niet mee voor een limiet: met Pro is alles onbeperkt. Stop je met Pro, dan pauzeren we je reeksen. Ze blijven bewaard, en je kunt ze weer hervatten als je opnieuw Pro neemt.