Concept en definitief

Elke factuur begint als concept. Pas als je hem definitief maakt, is het een echte factuur: met een nummer, en vastgelegd.

Een concept

• heeft nog geen nummer (nummers worden niet gereserveerd);
• kun je onbeperkt aanpassen en verwijderen;
• toont steeds je actuele bedrijfs- en klantgegevens;
• heeft in de PDF een watermerk "CONCEPT";
• heeft nog geen e-factuur (UBL) en geen online link.

Definitief maken

Klik op Definitief maken. Je ziet dan het nummer dat de factuur krijgt en de factuurdatum. Die kun je hier nog aanpassen.

Bij het definitief maken gebeurt dit, in deze volgorde:

1. Controle. We controleren of de factuur aan de Nederlandse eisen voldoet. Zijn er fouten (rood), dan kun je nog niet verder. Waarschuwingen (oranje) mag je negeren. Zie Factuurcontrole.
2. VIES. Bij btw verlegd of een EU-klant controleren we het btw-nummer van je klant in VIES. Is het ongeldig, dan stopt het hier. Is VIES niet bereikbaar, dan gaan we door met een waarschuwing. Zie VIES-controle.
3. Wisselkoers. Bij een andere valuta dan euro halen we de ECB-koers op als je die nog niet had ingevuld. Zie Valuta en wisselkoersen.
4. Nummer. De factuur krijgt het volgende nummer uit je reeks. Zie Factuurnummering.
5. Vastleggen. Je bedrijfsgegevens, de klantgegevens en de layout worden op de factuur vastgelegd. Wijzig je later je adres of je huisstijl, dan blijft deze factuur hetzelfde.
6. Online link. De factuur krijgt een online link voor je klant.

Een andere factuurdatum

Kies je bij het definitief maken een andere factuurdatum, dan schuift de vervaldatum mee (dezelfde betaaltermijn). Was de leverdatum gelijk aan de oude factuurdatum, dan schuift die ook mee.

Een datum in het verleden mag (je ziet een waarschuwing). Ligt hij in een eerder jaar, dan krijgt de factuur een nummer uit de reeks van dat jaar.

Na het definitief maken

Een definitieve factuur is vastgelegd. Je kunt nog wel:

• versturen, downloaden en de online link delen;
• als betaald markeren (en terugzetten);
• herinneringen sturen;
• een creditnota maken;
• annuleren, zolang er niet betaald is;
• kopiëren naar een nieuw concept.

De inhoud aanpassen kan niet meer. Dat is zo bedoeld: de Belastingdienst wil dat een verstuurde factuur niet stilletjes verandert. Een fout herstel je met een creditnota, en daarna maak je eventueel een nieuwe factuur.

Statussen

Meer over betalen en te laat staat bij Betalingen en status.