Wat moet er op een factuur staan?

Wat moet er op een factuur? De verplichte gegevens

Stuur je een factuur aan een ander bedrijf, dan bepaalt artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB) wat erop moet. De Belastingdienst vat dat samen als de factuureisen. Voor een gewone factuur met btw zijn dat deze gegevens:

Dat is de wettelijke basis. Een totaalbedrag, je IBAN, een betaaltermijn en een betalingskenmerk staan niet in het rijtje, maar zonder die gegevens weet je klant niet hoe en wanneer hij moet betalen. Zet ze er dus altijd bij.

Btw-id, niet je omzetbelastingnummer

Heb je een eenmanszaak, dan heb je twee nummers. Op je factuur hoort je btw-id. Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst.

Het nummer zelf heeft eigen regels: doorlopend, uniek en zonder dubbelingen. Hoe je dat aanpakt, met voorbeelden, lees je in de gids over het factuurnummer.

Factuur en KvK: waarom je KvK-nummer erop moet

Je KvK-nummer staat niet in de btw-wet, maar in de Handelsregisterwet 2007. Artikel 27 zegt dat ingeschreven ondernemingen hun KvK-nummer vermelden op brieven, orders, facturen, offertes en andere uitgaande stukken, met uitzondering van reclame. Het gaat om het KvK-nummer van acht cijfers. Je vestigingsnummer van twaalf cijfers hoeft er niet op.

Sta je niet in het Handelsregister, bijvoorbeeld omdat je als particulier iets verkoopt of alleen af en toe een klus doet, dan heb je ook geen KvK-nummer om te vermelden. Wanneer dat kan, lees je bij factuur maken zonder KvK. Meer over het nummer zelf staat bij KvK-nummer.

Extra factuureisen per situatie

Reken je geen gewone btw, dan vraagt de wet meestal een extra vermelding. Die tekst vervangt de btw-regel niet zomaar: hij legt uit waarom er geen btw op staat.

Btw verlegd

Valt je werk onder de verleggingsregeling, zoals onderaanneming in de bouw, dan reken je geen btw. Op de factuur zet je de vermelding «btw verlegd» en het btw-id van je klant. Wanneer dat geldt, lees je in de gids btw verlegd.

Goederen aan een bedrijf in een ander EU-land

Een intracommunautaire levering (ICP) belast je met 0%. Op de factuur staan het btw-id van jou én van je klant, en een aanduiding dat het om een intracommunautaire levering gaat. Een vereenvoudigde factuur mag hier nooit.

Diensten aan een bedrijf in een ander EU-land

Bij de meeste diensten verleg je de btw naar je klant. Je zet «btw verlegd» en het btw-id van je klant op de factuur. Alles over klanten over de grens staat in de gids factureren naar het buitenland.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Gebruik je de KOR, dan mag je op de factuur op geen enkele manier btw noemen: geen tarief, geen btw-bedrag en ook geen regel "0% btw". Je vermeldt wel dat je de kleineondernemersregeling gebruikt. Lees de gids over de KOR.

Export buiten de EU

Lever je goederen aan een klant buiten de EU, dan geldt 0% btw. Je moet de uitvoer wel met je administratie kunnen aantonen. De wet eist voor export geen aparte tekst op de factuur, maar zet er toch bij dat het om export gaat, zodat duidelijk is waarom het tarief 0% is.

Vrijgestelde prestaties

Is je werk vrijgesteld van btw, zoals bepaalde zorg of onderwijs, dan hoef je voor de btw geen factuur te sturen. Stuur je er toch een, dan vermeld je dat er een vrijstelling geldt, tenzij dat al uit de omschrijving op de factuur blijkt. Twijfel je of jouw werk vrijgesteld is, kijk dan op belastingdienst.nl of vraag het een adviseur.

De vereenvoudigde factuur

Voor kleine bedragen mag het korter. Is het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop staan in elk geval:

• de factuurdatum;
• je naam en adresgegevens;
• welke goederen of diensten je hebt geleverd;
• de btw, of de gegevens waarmee je de btw kunt uitrekenen.

Een vereenvoudigde factuur mag ook als je een eerdere factuur wijzigt (dan verwijs je naar de oorspronkelijke factuur) en als je de KOR gebruikt. Hij mag niet bij een intracommunautaire levering, bij afstandsverkopen en bij sommige verleggingen naar een klant in een ander EU-land.

Toch een nummer

Op een vereenvoudigde factuur is een factuurnummer wettelijk niet verplicht. Zet het er toch op: zonder nummer kun je je administratie niet sluitend houden.

Factuur aan een bedrijf of aan een particulier

De factuurplicht uit de btw-wet geldt voor wat je levert aan andere ondernemers en aan rechtspersonen (zoals een stichting of vereniging). Ook voor een vooruitbetaling van zo'n klant en voor een intracommunautaire levering moet je een factuur maken.

Aan een particulier hoef je meestal geen factuur te sturen. Doe je het wel, en dat is gebruikelijk bij bijvoorbeeld een schilder of loodgieter, maak hem dan net zo compleet. Je klant kan hem nodig hebben voor een garantie of een verzekering, en jij hebt hem nodig voor je eigen administratie. Bij een particulier hoeft er geen btw-id van de klant op, wel zijn naam en adres als je een volledige factuur stuurt.

Ben je zelf particulier en geen ondernemer? Lees dan factuur maken als particulier.

Wanneer moet de factuur de deur uit?

Artikel 34g Wet OB is duidelijk: je stuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Was je klus op 20 oktober klaar, dan moet de factuur uiterlijk 15 november verstuurd zijn. Krijg je een vooruitbetaling, dan factureer je die voordat het bedrag betaald moet worden.

Werk je doorlopend voor dezelfde klant, dan mag je meerdere leveringen op één verzamelfactuur zetten, zolang die niet over meer dan een kalendermaand gaat.

Hoe en via welk kanaal je de factuur verstuurt, lees je in de gids factuur versturen.

Checklist: voldoet je factuur aan de eisen?

Loop je factuur langs met deze tabel. Een vinkje betekent dat het gegeven erop moet.

Een factuur maken die aan alle eisen voldoet

Je hoeft de lijst niet uit je hoofd te kennen. De gratis factuurgenerator controleert de Nederlandse factuureisen terwijl je typt en waarschuwt als er iets ontbreekt, zoals het btw-id van je klant bij btw verlegd. Je hebt geen account nodig en je gegevens blijven in je browser. Wil je zien hoe een complete factuur eruitziet, bekijk dan het factuurvoorbeeld voor zzp'ers.

Stuur je ook facturen naar het buitenland, of wil je ze direct per e-mail versturen? Met een gratis account van EenFactuurMaken.nl maak je ook ICP-, export- en vrijgestelde facturen, met de juiste vermelding en een controle van het btw-nummer in VIES.

Bronnen

• Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34c, 34d, 34f, 34g en 35a
• Handelsregisterwet 2007, art. 27
• Belastingdienst: factuureisen
• Belastingdienst: vereenvoudigde factuur
• Belastingdienst: u levert vrijgestelde goederen of diensten
• Belastingdienst: btw berekenen bij uitvoer naar landen buiten de EU
• KVK: alles over het btw-nummer
• Belastingdienst: extra factuureisen bij goederen naar andere EU-landen
• Ondernemersplein: facturen maken en versturen