Algemene uitleg, geen advies
Wat is een factuurnummer?
Het factuurnummer is het unieke nummer waarmee je een factuur terugvindt. Jij gebruikt het in je administratie, je klant gebruikt het bij de betaling, en de Belastingdienst gebruikt het om te controleren of je facturen compleet zijn. Het is een van de verplichte onderdelen uit de factuureisen.
De wet (artikel 35a Wet OB) beschrijft het zo: "een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd". De Belastingdienst voegt eraan toe: "Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen."
De regels voor facturen nummeren
Uit die ene zin volgen drie regels:
- Opeenvolgend. Elke nieuwe factuur krijgt het volgende nummer in de reeks: 001, 002, 003. Zo kan een controleur zien of er een factuur ontbreekt.
- Uniek. Hetzelfde nummer mag nooit twee keer voorkomen, ook niet in een ander jaar.
- Eén of meer reeksen. Je mag meerdere nummerreeksen naast elkaar gebruiken, zolang elke reeks op zich doorloopt en een nummer uit de ene reeks niet ook in de andere voorkomt.
Wat de wet níet voorschrijft: hoe lang het nummer is, of er letters of streepjes in mogen, en bij welk getal je begint. Letters en voorvoegsels zijn dus prima.
Factuurnummer voorbeelden
Kies een vorm die je jarenlang volhoudt. Deze opbouw komt veel voor:
| Opbouw | Voorbeeld | Handig als |
|---|---|---|
| Doorlopend getal | 1001, 1002, 1003 | Je weinig facturen maakt en nooit opnieuw begint |
| Jaar + volgnummer | 2026-001, 2026-002 | Je elk jaar bij 1 wilt beginnen |
| Jaar + maand + volgnummer | 202610-01 | Je per maand wilt kunnen zoeken. Het volgnummer loopt door over de maanden of begint per maand opnieuw |
| Voorvoegsel + jaar + nummer | F2026-0001 | Je facturen en creditnota's apart wilt herkennen |
| Reeks per afdeling of winkel | A-2026-001, B-2026-001 | Je meerdere vestigingen of activiteiten hebt |
Gebruik genoeg cijfers. Met 2026-001 kun je 999 facturen per jaar maken; verwacht je meer, kies dan 2026-0001.
Zet het factuurnummer ook in de betaalomschrijving
Vraag je klant om het factuurnummer als betalingskenmerk te gebruiken. Dan zie je op je bankafschrift meteen welke factuur is betaald.
Elk jaar opnieuw beginnen met nummeren
Veel ondernemers beginnen op 1 januari weer bij 1. Dat mag, zolang elk nummer uniek blijft. In de praktijk betekent dat: zet het jaartal in het nummer. Factuur 2026-001 en 2027-001 zijn twee verschillende nummers. Begin je zonder jaartal opnieuw bij 001, dan heb je na een jaar twee facturen met nummer 001, en dan is het nummer niet meer uniek.
Gebruik het jaar waarin je de factuur maakt, dan blijft de reeks op volgorde van datum. Maak je in januari 2027 nog een factuur voor werk uit december 2026, dan wordt dat 2027-001. De leverdatum op de factuur laat zien dat het werk in 2026 was.
Meerdere reeksen naast elkaar
Een aparte reeks kan handig zijn voor:
- creditnota's, bijvoorbeeld C2026-0001;
- verschillende bedrijfsonderdelen, zoals een webshop en een adviespraktijk;
- voorschotfacturen, als je die apart wilt kunnen terugvinden.
Elke reeks moet op zichzelf doorlopen. Zorg er ook voor dat de reeksen niet botsen: geef ze een eigen letter of voorvoegsel, zodat F2026-0001 en C2026-0001 nooit door elkaar lopen.
Creditnota's: eigen nummer, eigen reeks
Een creditnota geldt volgens de wet als factuur (artikel 34f Wet OB). Hij mag een vereenvoudigde factuur zijn, en daarop is een nummer strikt genomen niet verplicht. Geef hem toch een eigen, uniek nummer, in dezelfde reeks als je facturen of in een aparte reeks: zonder nummer houd je je administratie niet sluitend. Op de creditnota verwijs je specifiek en ondubbelzinnig naar de factuur die je corrigeert, in de praktijk met het nummer en de datum, en je noemt wat er verandert. Hoe dat werkt, lees je in de gids over de creditnota.
Een gat, dubbel nummer of fout in je nummering
Iedereen maakt weleens een fout. De wet zegt niet hoe je die oplost. Ondernemersplein zegt alleen dat je facturen die niet goed genummerd zijn moet herstellen, omdat je klant anders geen recht heeft op aftrek van de btw. Dit is een gangbare aanpak:
| Wat ging er mis? | Wat doe je? |
|---|---|
| Je hebt een nummer overgeslagen | Noteer in je administratie waarom het nummer ontbreekt. Gebruik het liever niet alsnog voor een latere factuur, want dan klopt de volgorde van nummers en datums niet meer |
| Je hebt een factuur gemaakt maar nooit verstuurd | Bewaar hem en markeer hem als vervallen, of maak er een creditnota tegenover. Zo blijft de reeks compleet |
| Twee facturen hebben hetzelfde nummer | Herstel het, want elk nummer mag maar één keer voorkomen. Vaak laat je de eerst verstuurde staan, crediteer je de tweede met een creditnota en stuur je hem opnieuw met een nieuw nummer |
| Er staat een fout in een verstuurde factuur | Pas de factuur niet aan en nummer niet opnieuw. Maak een creditnota en een nieuwe factuur |
| Je nummer past niet meer bij je nieuwe opbouw | Begin een nieuwe reeks met een eigen voorvoegsel en noteer vanaf welke datum je die gebruikt |
De rode draad: een verstuurde factuur verdwijnt nooit uit je administratie en een nummer gebruik je nooit twee keer. Leg vast wat er misging en hoe je het hebt hersteld. Twijfel je of je oplossing goed genoeg is, overleg dan met je boekhouder of kijk op belastingdienst.nl.
Factuurnummer bepalen voor je eerste factuur
De wet zegt niet bij welk nummer je moet beginnen. Begin je net, dan is 2026-001 of 2026-0001 een logische keuze. Wil je liever niet laten zien dat het je eerste factuur is, dan mag je ook bij een ander getal beginnen, zolang je daarna gewoon doortelt.
Nummeren met EenFactuurMaken.nl
In de gratis factuurgenerator vul je het nummer zelf in. De generator stelt 2026-001 voor en telt één op als je na het downloaden aan een volgende factuur begint. Omdat de generator niets opslaat, houd je zelf bij welk nummer je het laatst hebt gebruikt.
Met een gratis account houdt EenFactuurMaken.nl de nummering voor je bij. Je stelt zelf de opbouw in (standaard 2026-0001 voor facturen en C2026-0001 voor creditnota's), kiest of de teller elk jaar opnieuw begint, en een concept krijgt pas een nummer als je hem definitief maakt. Zo ontstaan er geen gaten door concepten die je weggooit. Wil je een ander nummer, dan kan dat, zolang het nog niet bestaat.