Factuur versturen: zo stuur je je factuur goed

Hoe kun je een factuur sturen?

Er zijn drie manieren om een factuur te sturen. Ze moeten alle drie aan dezelfde factuureisen voldoen; alleen de vorm verschilt.

Ondernemersplein noemt een pdf per e-mail "digitaal factureren". Een e-factuur is iets anders: dat is een bestand dat van jouw systeem naar het systeem van je klant gaat, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.

Facturen digitaal versturen: de regels

Voor elke factuur die je niet op papier stuurt, gelden twee voorwaarden uit artikel 35b van de Wet OB:

1. Je klant gaat akkoord. De wet zegt dat elektronisch factureren alleen kan "behoudens aanvaarding door de afnemer". Hoe die aanvaarding moet blijken, regelt de wet niet. Volgens de toelichting van de Europese Commissie kan het ook stilzwijgend, bijvoorbeeld doordat je klant de factuur verwerkt of betaalt. Leg het voor de zekerheid vast in je offerte of algemene voorwaarden.
2. Herkomst, inhoud en leesbaarheid staan vast. Je moet kunnen aantonen dat de factuur van jou komt, dat hij niet is veranderd en dat hij leesbaar blijft tot het einde van de bewaartermijn. Hoe je dat doet, mag je zelf bepalen. De wet noemt als voorbeeld een betrouwbaar spoor tussen de factuur en het werk dat je hebt geleverd, zoals je opdracht, je boekhouding en de betaling op je bankrekening.

Factuur sturen per e-mail

Een factuur per e-mail sturen is de snelste manier. Met deze tips komt hij goed aan:

• Stuur een pdf, geen Word- of Excel-bestand. Een pdf ziet er bij iedereen hetzelfde uit en is lastiger per ongeluk te wijzigen.
• Geef het bestand een duidelijke naam, bijvoorbeeld Factuur 2026-014 Studio Visser.pdf.
• Zet het factuurnummer in de onderwerpregel. Zo vindt je klant (en jij) de mail later terug.
• Eén factuur per mail. Veel bedrijven laten facturen automatisch verwerken; meerdere facturen in één mail gaan dan vaak mis.
• Stuur naar het juiste adres. Grotere bedrijven hebben vaak een apart adres voor facturen, zoals de crediteurenadministratie. Vraag ernaar bij je eerste opdracht.
• Vermeld het bedrag en de vervaldatum ook in de mail, zodat je klant niet eerst de bijlage hoeft te openen.

Wat schrijf je in de mail bij een factuur?

Kort en zakelijk is het beste. Je kunt deze tekst kopiëren en aanpassen:

Onderwerp: Factuur 2026-014 van Studio Visser

Hoi Sanne,

In de bijlage vind je factuur 2026-014 voor het ontwerp van de nieuwe flyer.

Bedrag: € 1.028,50 (inclusief btw)
Vervaldatum: 15 november 2026
Rekeningnummer: NL91 ABNA 0417 1643 00 t.n.v. Studio Visser
Kenmerk: 2026-014

Heb je vragen over de factuur? Antwoord dan gewoon op deze mail.

Met vriendelijke groet,
Lotte Visser
Studio Visser

Heb je een klant voor het eerst, voeg dan een zin toe als: "Ik stuur mijn facturen voortaan per e-mail naar dit adres. Laat het weten als je ze liever op een ander adres ontvangt." Zo is meteen duidelijk dat je klant digitale facturen accepteert.

E-factuur: UBL en het akkoord van je klant

Een e-factuur is meestal een UBL-bestand: een XML-bestand met alle gegevens van de factuur in een vaste structuur. Boekhoudpakketten lezen het in zonder overtypen, wat jouw klant tijd scheelt en fouten voorkomt. In Nederland kom je twee standaarden tegen: NLCIUS, de Nederlandse aanvulling op de Europese norm EN 16931 voor e-facturen, en Peppol BIS Billing 3.0, die je gebruikt als je via het Peppol-netwerk verstuurt. Meer uitleg vind je bij UBL en op de pagina over e-facturatie.

Ook voor een e-factuur geldt: je klant moet ermee akkoord gaan en hij is niet verplicht om e-facturen te accepteren. Daarom is een pdf met een UBL-bestand als extra bijlage een goede tussenoplossing. Wie er iets mee kan, leest het in; de rest opent gewoon de pdf.

Facturen aan de overheid: Peppol

Werk je voor de Rijksoverheid, dan is e-factureren verplicht. Een pdf per e-mail wordt niet geaccepteerd. Volgens Ondernemersplein stuur je de e-factuur vanuit je eigen boekhoudpakket of via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Boekhoudpakketten versturen e-facturen meestal via Peppol, een Europees netwerk voor e-facturen. Gemeenten, provincies en waterschappen kunnen e-facturen ook ontvangen en verwerken.

E-factureren tussen bedrijven

Het kabinet wil e-factureren tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030 verplicht maken. Dat is nog een plan: het wetsvoorstel wordt verwacht in 2027. Tot die tijd mag je zakelijke klanten gewoon een pdf sturen.

Wanneer moet je de factuur versturen?

Volgens artikel 34g Wet OB stuur je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Rond je een klus af op 8 oktober, dan moet de factuur uiterlijk 15 november bij je klant zijn uitgereikt. Voor een vooruitbetaling stuur je de factuur voordat het bedrag betaald moet worden.

Wachten tot de uiterste datum is niet slim: hoe later je factureert, hoe later je je geld hebt. En heb je met een zakelijke klant geen betaaltermijn afgesproken, dan gaat de wettelijke termijn van 30 dagen pas lopen als hij de factuur heeft ontvangen. Hoe lang die termijn mag zijn, lees je in de gids over de betalingstermijn.

Na het versturen: bewaren en opvolgen

Bewaar een kopie van elke factuur die je verstuurt, in de vorm waarin je hem hebt verstuurd. Heb je een pdf gemaild, dan bewaar je die pdf; heb je een e-factuur gestuurd, dan bewaar je het UBL-bestand. Hoe lang en hoe, staat in de gids over de bewaarplicht voor facturen.

Is de vervaldatum verstreken zonder betaling? Stuur dan eerst een vriendelijke betalingsherinnering.

Facturen versturen met EenFactuurMaken.nl

Met de gratis factuurgenerator maak je een pdf zonder account. De generator verstuurt zelf niets: je downloadt de pdf en mailt hem vanuit je eigen mailprogramma.

Met een gratis account verstuur je facturen direct per e-mail, met de pdf en het UBL-bestand als bijlage. Antwoorden van je klant komen bij jou binnen, je ziet in het overzicht welke facturen verstuurd zijn, en een herinnering stuur je met één klik. Met Pro gaan herinneringen automatisch en verstuur je vanaf je eigen domeinnaam. EenFactuurMaken.nl maakt het UBL-bestand volgens Peppol BIS 3.0, maar verstuurt nog niet via het Peppol-netwerk zelf.

Bronnen

• Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34g en 35b
• Ondernemersplein: facturen maken en versturen
• Europese Commissie: toelichting op de factuurregels (Richtlijn 2010/45/EU)
• Forum Standaardisatie: NLCIUS
• Burgerlijk Wetboek Boek 6, art. 119a (betaaltermijn en handelsrente)
• Belastingdienst: facturen maken
• Logius: e-factureren, hoe werkt het
• Digitale Overheid: kabinet kiest voor invoering e-facturatie