Algemene uitleg, geen advies
Mag je als particulier een factuur sturen?
Ja. Er is geen regel die het verbiedt om als particulier een rekening te sturen. Denk aan een eenmalige vertaling, een fotoshoot voor een kennis, een optreden of een klus voor een bedrijf dat graag een factuur van je wil.
Je bent dan geen ondernemer. Dat betekent:
- je staat niet bij de KvK en hebt dus geen KvK-nummer;
- je rekent geen btw en hebt geen btw-id;
- je geeft wat je verdient zelf op in je aangifte inkomstenbelasting, als resultaat uit overige werkzaamheden (de Belastingdienst noemt het ook "inkomsten uit overig werk").
Voor de btw is je rekening geen factuur zoals een ondernemer die maakt. Het is een nette betaalvraag met alle afspraken op een rij. Dat is prima. De KvK noemt ook een kwitantie als alternatief: een getekend bewijs dat je opdrachtgever heeft betaald.
Particulier of toch ondernemer?
Volgens de KvK ben je ondernemer als je aan alle drie deze punten voldoet:
- je levert zelfstandig producten of diensten, of je bereidt dat voor;
- je vraagt een prijs waarmee je geld verdient;
- je levert regelmatig aan anderen dan familie of vrienden.
Een hobby waarbij je alleen je kosten terugvraagt, is geen onderneming. Een eenmalige klus naast je baan meestal ook niet. Werk je regelmatig voor verschillende klanten en vraag je een echt tarief, dan moet je je inschrijven bij de KvK. Wie dat nalaat terwijl het moet, overtreedt de Wet op de economische delicten. Ben je ingeschreven, dan maak je een gewone factuur als zzp'er.
Let op: de KvK, de btw en de inkomstenbelasting hebben elk hun eigen toets. Zo ben je voor de btw al ondernemer als je zelfstandig werkt en daar regelmatig inkomsten uit hebt, bijvoorbeeld als je regelmatig spullen online verkoopt. Twijfel je, lees dan factuur maken zonder KvK of vraag het de Belastingdienst.
Wat zet je op een factuur als particulier?
- je eigen naam en adres;
- de naam en het adres van je opdrachtgever;
- de datum en een nummer, bijvoorbeeld 2026-001, zodat iedereen weet over welke rekening het gaat;
- wat je hebt gedaan en wanneer;
- het bedrag, zonder btw;
- je IBAN en wanneer je het geld wilt hebben.
Een KvK-nummer en btw-nummer horen er niet op, want die heb je niet. Je burgerservicenummer zet je er ook niet op. Wat een ondernemer allemaal op een factuur moet zetten, lees je in wat moet er op een factuur; voor jou is het korte lijstje hierboven genoeg.
Zo vul je de generator in als particulier
- Vul bij Bedrijfsnaam gewoon je eigen naam in, met je adres en IBAN.
- Laat KvK-nummer en Btw-nummer leeg.
- Laat de btw op Gewone btw staan en zet bij elke regel het btw-tarief op 0%.
- Zet bij Opmerkingen: "Geen btw: ik factureer als particulier."
De pdf noemt dan nog wel btw: een kolom met 0% en onderaan een regel "Btw 0%" van € 0,00. Met de zin bij Opmerkingen weet je opdrachtgever waarom.
Onder "Check je factuur" zie je dan twee punten als verplicht: "Je KvK-nummer ontbreekt. Dat hoort op een Nederlandse factuur." en "Je btw-nummer ontbreekt. Dat moet op elke factuur (behalve bij de KOR)." Die regels gelden voor ondernemers. Als particulier mag je ze negeren; downloaden kan altijd. Ook de tip over een regel op 0% kun je laten voor wat hij is.
Kies niet de KOR
De KOR-optie zet op je factuur dat je de kleineondernemersregeling gebruikt. Die regeling is alleen voor ondernemers voor de btw; meestal melden ze zich er eerst voor aan bij de Belastingdienst. Als particulier klopt die zin dus niet.
Let op bij een zakelijke opdrachtgever
Een bedrijf dat jou betaalt terwijl je geen werknemer bent en geen factuur met btw stuurt, moet die betaling vaak doorgeven aan de Belastingdienst ("uitbetaalde bedragen aan derden"). Een bedrijf met personeel in loondienst vraagt je daarvoor je burgerservicenummer, naam, adres en geboortedatum. Een bedrijf zonder personeel vraagt alleen je naam, adres en geboortedatum: je burgerservicenummer mag het niet vastleggen. Geef die gegevens apart door, niet op de factuur. En vergeet niet het bedrag zelf in je aangifte te zetten.
Bronnen
- KvK: moet je je bedrijf inschrijven bij KVK?
- Belastingdienst: niet in loondienst werken (inkomsten uit overig werk)
- Belastingdienst: ondernemer voor de btw
- Belastingdienst: registratiedrempel voor kleine ondernemers
- Belastingdienst: uitbetaalde bedragen aan derden
- Belastingdienst: uitbetaalde bedragen aan derden als u niet inhoudingsplichtig bent