Algemene uitleg, geen advies
Wanneer kun je een factuur maken zonder KvK?
Je KvK-nummer moet op je factuur als je in het Handelsregister staat. Dat staat in de Handelsregisterwet, en de Belastingdienst noemt het in zijn lijst met factuureisen ook zo: "als u bij de KVK bent ingeschreven: uw KVK-nummer". Sta je er niet in, dan heb je geen nummer en kan het er dus ook niet op.
De vraag is dus niet of je zonder KvK-nummer mag factureren, maar of je ingeschreven had moeten zijn. Er zijn grofweg drie situaties:
| Jouw situatie | KvK-nummer | Btw | Wat stuur je? |
|---|---|---|---|
| Hobby of eenmalige klus, je bent geen ondernemer | Nee | Nee | Een rekening zonder btw of een kwitantie |
| Ondernemer voor de btw, maar geen onderneming volgens het Handelsregister | Nee | Ja, met btw-id (tenzij de registratiedrempel geldt) | Een factuur met je btw-id, zonder KvK-nummer |
| Ondernemer volgens de KvK | Ja, eerst inschrijven | Ja, of KOR | Een factuur met je KvK-nummer |
Wanneer moet je je wel inschrijven?
De KvK kijkt naar drie dingen. Je levert zelfstandig producten of diensten, je vraagt een prijs waarmee je geld verdient, en je levert regelmatig aan anderen dan familie of vrienden. Klopt dat alle drie, dan moet je je inschrijven. Twijfel je, dan stelt de KvK nog een paar vragen: steek je tijd of geld in je bedrijf, werk je er regelmatig en langere tijd in, heb je meerdere klanten of zoek je ze, en bepaal je zelf hoe en wanneer je werkt?
Je schrijft je in op je startdatum. Dat kan vanaf een week ervoor tot een week erna. Moet je je inschrijven en doe je het niet, dan is dat strafbaar op grond van de Wet op de economische delicten. Je factuur bepaalt dus niet of je ondernemer bent; wat je doet, bepaalt dat.
Begin je net? Zorg dat je ingeschreven bent voordat je je eerste factuur stuurt, dan staat je KvK-nummer er meteen op.
Ondernemer voor de btw, maar niet in het Handelsregister
Soms ben je voor de btw wel ondernemer, maar kun je je niet bij de KvK inschrijven. De Belastingdienst noemt onder meer eenmanszaken met activiteiten die volgens het Handelsregister geen onderneming zijn, informele verenigingen en stille maatschappen zonder onderneming. Je meldt je dan rechtstreeks bij de Belastingdienst met het formulier "Opgaaf startende onderneming (niet ingeschreven in het Handelsregister)".
Heb je een btw-id, dan stuur je een gewone factuur met btw, alleen zonder KvK-nummer. De KvK zegt het zelf: niet ingeschreven, wel een btw-nummer, dan kun je een factuur sturen.
Is je omzet niet hoger dan € 2.200 per kalenderjaar en hoef je je niet bij de KvK in te schrijven? Dan kun je de registratiedrempel gebruiken. Je meldt je dan niet aan voor de btw, rekent geen btw en doet geen btw-aangifte. Facturen zijn dan voor de btw niet nodig. De KvK noemt in dat geval een kwitantie als betaalbewijs.
Zo vul je de generator in zonder KvK-nummer
- Laat het veld KvK-nummer leeg. Onder "Check je factuur" staat dan als verplicht punt: "Je KvK-nummer ontbreekt. Dat hoort op een Nederlandse factuur." Dat geldt alleen als je ingeschreven bent. Ben je dat niet, dan kun je het negeren; downloaden kan altijd.
- Heb je een btw-id, vul dat dan in en kies Gewone btw.
- Heb je geen btw-id omdat je geen ondernemer bent? Volg dan de stappen op factuur maken als particulier.
Een e-factuur kan niet zonder KvK-nummer
Volgens de Nederlandse regels voor e-facturen (NLCIUS) moet een UBL-e-factuur van een Nederlandse leverancier een KvK-nummer bevatten; alleen overheden gebruiken in plaats daarvan een OIN. Met een gratis account kun je aangeven dat je niet in het Handelsregister staat; je krijgt dan wel een pdf, maar geen UBL-bestand.