Algemene uitleg, geen advies
Wat zie je op dit voorbeeld?
Lotte is grafisch ontwerper en werkt als zzp'er met een eenmanszaak. Ze heeft voor een bakkerij een logo, een flyer en de drukbestanden gemaakt. Op haar factuur staat alles wat de Belastingdienst van een gewone factuur met btw vraagt: haar eigen gegevens, die van haar klant, een uniek factuurnummer, de datum, wat ze heeft gedaan en de btw per tarief.
Een paar dingen vallen op:
- Ze rekent 21% btw. Ontwerpwerk valt onder het algemene tarief. Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en ziet je factuur er anders uit: zie het voorbeeld zonder btw.
- Uren en vaste prijzen gaan samen. Het logo is een vaste prijs, de flyer rekent ze per uur. Je mag beide op één factuur zetten, zolang je per regel duidelijk maakt wat je levert.
- Er staat een betaaltermijn op. Ze vraagt betaling binnen 14 dagen, met het factuurnummer als kenmerk. Zo weet ze welke betaling bij welke factuur hoort.
Wat moet er op een zzp-factuur?
Voor een factuur aan een ander bedrijf gelden de factuureisen uit de Wet op de omzetbelasting, en voor je KvK-nummer de Handelsregisterwet. Als zzp'er zet je in elk geval op je factuur:
- je naam (of je handelsnaam zoals die in het Handelsregister staat) en je adres;
- je KvK-nummer, als je bent ingeschreven bij de KvK;
- je btw-identificatienummer;
- de naam en het adres van je klant;
- een uniek, doorlopend factuurnummer;
- de factuurdatum, en de leverdatum als die anders is;
- wat je hebt geleverd, hoeveel en tegen welke prijs exclusief btw;
- het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief;
- het totaalbedrag (geen wettelijke eis, maar je klant wil weten wat hij moet betalen).
De volledige lijst, met de uitzonderingen, staat in de gids Wat moet er op een factuur?.
Btw-id, niet je omzetbelastingnummer
Sinds 2020 heeft een eenmanszaak twee nummers: een omzetbelastingnummer voor de Belastingdienst en een btw-id voor op je facturen en je website. Op de factuur hoort het btw-id.
Veelgemaakte fouten op een zzp-factuur
- Een factuurnummer dat niet doorloopt. Begin je elk jaar opnieuw, zet dan het jaartal in het nummer (2026-001), anders komt hetzelfde nummer twee keer voor. Meer in de gids over het factuurnummer.
- Prijzen inclusief btw zonder uitsplitsing. Je klant moet zien welk deel btw is. Zet de prijs exclusief btw op de regel en reken de btw onderaan uit.
- Geen adres van de klant. Bij een factuur aan een bedrijf is de naam alleen niet genoeg.
- Een factuur achteraf aanpassen. Klopt er iets niet in een verstuurde factuur? Maak dan een creditnota en een nieuwe factuur, in plaats van de oude te wijzigen.
Zelf een zzp-factuur maken
Je hoeft geen Word- of Excel-sjabloon te zoeken. Klik op "Open dit voorbeeld in de generator", vervang Lottes gegevens door de jouwe en download je factuur als pdf. De generator checkt de regels terwijl je typt en rekent de btw voor je uit. Je gegevens blijven in je browser en je hebt geen account nodig.
Stuur je vaker facturen? Met een gratis account houd je je klanten en nummering bij en verstuur je facturen direct per e-mail. Lees meer op factuur maken als zzp'er.