Algemene uitleg, geen advies
Wat is een proforma factuur?
"Pro forma" is Latijn voor "voor de vorm". Een proforma factuur (ook wel pro forma nota of proforma rekening) ziet eruit als een factuur: je gegevens, die van je klant, de producten of diensten, de prijzen en een totaal. Maar het is geen factuur in de zin van de btw-wet, zolang er duidelijk op staat dat het geen factuur is en je hem ook niet zo gebruikt. Het is een aankondiging: zo gaat de factuur eruitzien als de levering doorgaat.
Daardoor gelden een paar belangrijke verschillen:
- Geen nummer uit je factuurreeks. Een proforma krijgt hooguit een eigen referentie, zoals PF-2026-007. Je factuurnummers blijven doorlopend en zonder gaten voor je echte facturen. Lees meer over het factuurnummer.
- Je klant kan er geen btw op aftrekken. Btw aftrekken kan alleen met een juiste factuur.
- Je doet er geen btw-aangifte mee. De btw hoort bij de echte factuur: je geeft hem aan in het tijdvak van de factuurdatum, of van de datum waarop je de factuur uiterlijk had moeten sturen. Bij een vrijwillige vooruitbetaling ben je de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt. Verkoop je aan particulieren zonder factuur, dan telt het moment van levering.
Omdat een proforma zo op een factuur lijkt, zet je er duidelijk op dat het géén factuur is. Zo voorkom je dat je klant hem als factuur in zijn administratie verwerkt. Het beschermt jou ook: wie btw vermeldt op een document dat als factuur wordt gezien, moet die btw afdragen (artikel 37 van de Wet op de omzetbelasting), ook als er nooit is geleverd.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur is geen wettelijk document, dus er is geen vaste regel voor. In de praktijk zie je hem vooral in deze situaties.
Bij export en de douane
Stuur je goederen naar een land buiten de EU zonder dat er een verkoop is, bijvoorbeeld monsters, een gratis vervangend product of iets dat terugkomt na reparatie? Dan wil de douane toch weten wat er in de zending zit en wat het waard is. Voor de douane hebben goederen altijd een waarde, ook als niemand betaalt. Een proforma factuur geeft die informatie: omschrijving, aantallen en waarde. Vraag je vervoerder of expediteur welke gegevens ze precies nodig hebben.
Als je klant vooraf iets op papier wil
Soms wil een klant eerst een document zien voordat hij een bestelling goedkeurt, budget aanvraagt of een betaling via zijn bank regelt. Een proforma laat precies zien wat de factuur wordt, zonder dat er al een factuur is.
Als offerte-achtig overzicht
Een proforma lijkt dan op een offerte, maar is concreter: de bestelling staat in principe al vast en de proforma laat zien wat er op de factuur komt.
Vooruitbetaling van een bedrijf? Stuur een echte factuur
Moet je zakelijke klant vooraf betalen, dan is een proforma niet genoeg. Volgens de Belastingdienst stuur je bij een verplichte vooruitbetaling een factuur vóór het moment waarop het bedrag opeisbaar wordt. Dat is een voorschotfactuur: een echte factuur, met een nummer uit je reeks en met btw. Bij een vrijwillige vooruitbetaling ben je de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt.
Wat staat er op een proforma factuur?
Er zijn geen wettelijke eisen, maar een bruikbare proforma heeft dit:
- de titel Proforma factuur en de zin "Dit is geen factuur";
- je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-id;
- de naam en het adres van je klant;
- de datum en een eigen referentie (niet uit je factuurreeks);
- per regel een duidelijke omschrijving, het aantal en de prijs exclusief btw;
- het btw-tarief en het verwachte btw-bedrag, als je die wilt tonen;
- het totaalbedrag en de valuta;
- tot wanneer de prijzen gelden en wanneer je verwacht te leveren;
- bij export vaak het land van oorsprong, het gewicht en de goederencode (vraag je vervoerder wat nodig is).
Je KvK-nummer hoort volgens de Handelsregisterwet op brieven, orders, facturen en offertes van je bedrijf. Een proforma valt daar in de praktijk ook onder, dus zet het er gewoon op.
Voorbeeld proforma factuur
Een keramiekatelier stuurt monsters naar een winkel in Zwitserland. Er wordt niets verkocht, maar de douane wil de waarde weten. Dit voorbeeld kun je kopiëren en aanpassen:
PROFORMA FACTUUR
Dit is geen factuur. Er hoeft niet betaald te worden.
Van: Keramiek Atelier Noord
Zuiderdiep 18, 9711 HJ Groningen, Nederland
KvK 12345678, btw-id NL186091390B30
Aan: Maison Lumière SA
Rue du Marché 5, 1204 Genève, Zwitserland
Datum: 14 oktober 2026
Referentie: PF-2026-007
Reden: Monsters zonder kosten, geen verkoop.
Waarde alleen voor de douane.
Omschrijving Aantal Waarde Totaal
Vaas aardewerk, 30 cm 3 45,00 135,00
Schaal aardewerk, 20 cm 4 18,50 74,00
Totale waarde EUR 209,00
Land van oorsprong: Nederland
Aantal colli: 1, gewicht ca. 6 kgGaat het om een echte verkoop met vooruitbetaling, kijk dan bij het voorbeeld van een aanbetalingsfactuur.
Proforma, voorschotfactuur of offerte?
Deze drie documenten worden vaak door elkaar gehaald. Het verschil zit in wat ze juridisch en fiscaal doen.
| Offerte | Proforma factuur | Voorschotfactuur | Factuur | |
|---|---|---|---|---|
| Wat is het? | Een aanbod | Een voorlopige weergave van de factuur | Een factuur voor een deel vooraf | De rekening na levering |
| Nummer uit je factuurreeks | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Btw verschuldigd | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Klant kan btw aftrekken | Nee | Nee | Ja, als vaststaat dat de levering doorgaat | Ja |
| Klant moet betalen | Nee, pas na akkoord | Alleen als jullie dat afspreken | Ja | Ja |
Van proforma naar echte factuur
Is de levering gedaan of heeft je klant (vrijwillig) betaald? Dan maak je de echte factuur. Die krijgt het volgende nummer uit je reeks, de factuurdatum, de leverdatum als die anders is, en de juiste btw. Alles wat er op een factuur moet, staat in de gids Wat moet er op een factuur?. Lever je naar het buitenland, lees dan ook factureren naar het buitenland.
EenFactuurMaken.nl heeft geen aparte proforma-tool. De factuur zelf maak je wel gratis met de factuurgenerator: zonder account, met je logo en de Nederlandse factuurregels gecontroleerd terwijl je typt.