Algemene uitleg, geen advies
Wat zie je op deze voorschotfactuur?
Café De Zwaan laat een nieuwe bar en achterwand maken door een meubelmakerij. De totale opdracht is € 8.500 exclusief btw. Voordat de meubelmaker het hout bestelt, vraagt hij 40% aanbetaling. Daarvoor stuurt hij deze voorschotfactuur van € 3.400 plus € 714 btw, samen € 4.114.
Een voorschotfactuur is een echte factuur. Er staan dezelfde gegevens op als op elke andere factuur, met een nummer uit je gewone reeks. Het enige verschil: de factuur gaat over een deel van de prijs, vóór de levering. Dat moet duidelijk in de omschrijving staan. Meer over het begrip lees je bij voorschotfactuur.
Btw over een aanbetaling
Over een aanbetaling betaal je meteen btw, niet pas als het werk klaar is. Voor het factuurstelsel, het stelsel dat je gebruikt als je aan bedrijven factureert, maakt de Belastingdienst daarbij onderscheid:
- Je klant moet vooraf betalen (zoals hier, volgens de offerte). Dan stuur je de factuur vóór het moment dat de aanbetaling betaald moet worden. De btw geef je aan in het aangiftetijdvak waarin de factuurdatum valt.
- Je klant betaalt vrijwillig vooruit. Dan ben je de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt.
Op de voorschotfactuur zet je de btw er dus gewoon bij. Een zakelijke klant mag die btw aftrekken zodra vaststaat dat de levering doorgaat, bijvoorbeeld omdat de opdracht getekend is.
Voorschotfactuur of proforma?
Een proforma factuur is een voorlopig overzicht dat je vooraf stuurt. Wil je echt een aanbetaling ontvangen, stuur dan een voorschotfactuur: een echte factuur die aan alle factuureisen voldoet. Je klant kan btw namelijk alleen aftrekken met een juiste factuur.
De eindfactuur: zo verreken je de aanbetaling
Als de bar klaar is, stuurt de meubelmaker de eindfactuur. Daarop staat de hele opdracht, met de aanbetaling eraf. Volgens de Belastingdienst reken je op de eindfactuur het restant af en vermeld je het btw-bedrag dat nog over is.
| Eindfactuur 2026-067 | Bedrag |
|---|---|
| Maatwerk bar en achterwand, volgens offerte O-2026-031 | € 8.500,00 |
| Af: aanbetaling, voorschotfactuur 2026-052 | € -3.400,00 |
| Subtotaal | € 5.100,00 |
| Btw 21% | € 1.071,00 |
| Te betalen | € 6.171,00 |
Tel je de twee facturen op, dan kom je precies uit op de hele opdracht: € 4.114 + € 6.171 = € 10.285, en dat is € 8.500 plus 21% btw. In de generator maak je de eindfactuur met de aanbetaling als regel met een negatief bedrag, tegen hetzelfde btw-tarief. Noem het nummer van de voorschotfactuur in de omschrijving.
Veelgemaakte fouten bij een aanbetaling
- Geen btw op de voorschotfactuur. Ook een aanbetaling is een vergoeding. De btw hoort erop.
- De aanbetaling exclusief btw aftrekken van het totaal inclusief btw. Trek de aanbetaling af van het bedrag zonder btw en reken daarna de btw uit, zoals in de tabel. Anders rekent je klant dubbel btw.
- Het nummer van de voorschotfactuur vergeten. Zet het op de eindfactuur, zodat je klant en je boekhouder de twee kunnen koppelen.
Zelf een voorschotfactuur maken
Klik op "Open dit voorbeeld in de generator", pas de omschrijving en het bedrag aan en download de factuur als pdf. Voor de eindfactuur open je het voorbeeld opnieuw, zet je de hele opdracht op de eerste regel en de aanbetaling als negatieve regel eronder. Wil je eerst weten hoe een korting of aftrekpost als regel werkt? Kijk naar de factuur met korting.