Wat is een voorschotfactuur?

Voorschotfactuur: de betekenis

Bij een grote klus of een dure bestelling wil je niet alles voorschieten. Je vraagt dan een voorschot, ook wel aanbetaling genoemd. Daarvoor stuur je een voorschotfactuur, ook wel voorschotnota. Andere namen die je tegenkomt: aanbetalingsfactuur en, bij werk in delen, termijnfactuur.

Een voorschotfactuur is een echte factuur. Hij krijgt een eigen factuurnummer in je gewone reeks, en alle normale factuureisen gelden. Dat is het verschil met een proforma factuur: die is geen echte factuur maar een aankondiging, en krijgt geen nummer uit je factuurreeks.

Btw op een voorschotfactuur

Op een voorschotfactuur reken je btw en vermeld je het btw-bedrag, zegt de Belastingdienst. Voor het moment waarop je die btw aangeeft, maakt het uit of je klant vooraf móét betalen:

• Verplichte vooruitbetaling (bijvoorbeeld afgesproken in een offerte die je klant heeft geaccepteerd): je stuurt de factuur vóór het moment waarop het bedrag betaald moet worden. De btw geef je aan in het tijdvak van de factuurdatum.
• Vrijwillige vooruitbetaling: betaalt je klant uit zichzelf vooruit, dan ben je de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt.

Op de voorschotfactuur zet je bij de leverdatum de datum van de vooruitbetaling, als die al vaststaat en anders is dan de factuurdatum.

Verrekenen op de eindfactuur

Is het werk klaar, dan stuur je een eindfactuur. Daarop zet je de volledige prijs, trek je het voorschot af en reken je alleen de rest van de btw.

Noem het nummer van de voorschotfactuur op de eindfactuur, zodat je klant ziet dat het voorschot is verrekend. Hoe dat er in het echt uitziet, zie je in het voorbeeld van een aanbetalingsfactuur.

Spreek het vooraf af

Zet in je offerte welk deel je vooraf vraagt en wanneer. Dan weet je klant waar hij aan toe is. Gaat je klant akkoord, dan is de vooruitbetaling verplicht.

Bronnen

• Belastingdienst: u verstuurt voorschotnota's
• Belastingdienst: factuurstelsel
• Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34c en 35a