Algemene uitleg, geen advies
Wat is een offerte?
Een offerte is een aanbod aan een (mogelijke) klant: dit ga ik voor je doen of leveren, dit kost het en dit zijn de voorwaarden. Het is nog geen opdracht. Pas als je klant de offerte accepteert, is er een overeenkomst. Vanaf dat moment zijn jullie allebei gebonden aan wat erin staat.
Een goede offerte voorkomt discussie achteraf. Staat er precies in wat je wel en niet doet, dan weet je klant wat hij kan verwachten en kun je je factuur later daarop baseren.
Wat moet er op een offerte?
Ondernemersplein noemt deze onderdelen voor een offerte. Wij hebben ze iets aangevuld, bijvoorbeeld met je KvK-nummer, btw-id en contactgegevens. Gebruik ze als checklist als je een offerte opstelt:
- Je bedrijfsgegevens: naam, adres, e-mail, telefoon, KvK-nummer en btw-id;
- de gegevens van je klant: naam, adres en eventueel een contactpersoon;
- een offertenummer en de datum;
- een omschrijving van het werk of de producten: wat lever je, hoeveel, en wat valt er níet onder;
- je prijs: een vaste projectprijs, of je uurtarief met een inschatting van het aantal uren;
- de geldigheidsduur: tot welke datum het aanbod geldt;
- een eventuele aanbetaling;
- een verwijzing naar je algemene voorwaarden, als je die hebt.
Handig om toe te voegen: de planning of leverdatum, de betalingstermijn van de factuur, het ordernummer van je klant en hoe hij de offerte kan accepteren.
Je KvK-nummer hoort erop
De Handelsregisterwet zegt dat je KvK-nummer moet staan op "brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen" van je bedrijf. Een offerte staat daar dus letterlijk bij. Lees meer over het KvK-nummer.
Prijzen voor consumenten inclusief btw
Maak je een offerte voor een particulier, noem dan de prijs inclusief btw. Volgens de ACM moet een prijs voor consumenten altijd inclusief btw en verplichte bijkomende kosten zijn. Voor zakelijke klanten is een prijs exclusief btw gebruikelijk; zet er dan duidelijk "excl. btw" bij.
Hoe lang is een offerte geldig?
Daar is geen wettelijke termijn voor: dat bepaal je zelf. Zet altijd een datum op je offerte, bijvoorbeeld "geldig tot 13 november 2026". Kies een termijn die bij je werk past, bijvoorbeeld 30 dagen zoals in het voorbeeld hieronder. Gebruik je materiaal waarvan de prijs snel verandert, kies dan een kortere termijn.
Is een offerte bindend?
Dat hangt af van hoe je hem formuleert. Het Burgerlijk Wetboek (artikel 6:219 en 6:221) kent een paar regels:
| Soort offerte | Wat betekent het? |
|---|---|
| Met een termijn ("geldig tot …") | Je kunt het aanbod niet intrekken zolang de termijn loopt. Accepteert je klant op tijd, dan zit je eraan vast. Na de termijn vervalt het aanbod. |
| Zonder termijn | Je kunt het aanbod intrekken zolang je klant zijn akkoord nog niet heeft verstuurd. Een schriftelijk aanbod zonder termijn vervalt als het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard. |
| Vrijblijvend | Je mag het aanbod zelfs nog intrekken direct nadat je klant heeft geaccepteerd. |
Een vrijblijvende offerte klinkt veilig, maar klanten vinden hem minder overtuigend. Wil je een prijs garanderen, kies dan voor een vaste offerte met een duidelijke einddatum.
Bedenktijd voor consumenten
Sluit je met een consument een overeenkomst op afstand, bijvoorbeeld alleen via e-mail of telefoon, of buiten je bedrijfsruimte, dan heeft die consument vaak 14 dagen bedenktijd. Er zijn uitzonderingen, zoals spoedreparaties en producten op maat. Voor zakelijke klanten geldt de wettelijke bedenktijd niet. Check de regels op Ondernemersplein voordat je begint.
Aanbetaling vragen
Je mag in je offerte een aanbetaling vragen. Verkoop je een product aan een consument, dan mag die aanbetaling volgens Ondernemersplein maximaal 50% van de prijs zijn. Bij zakelijke klanten geldt geen maximum. Voor de aanbetaling stuur je meestal een voorschotfactuur, geen offerte of proforma factuur.
Offerte voorbeeld om te kopiëren
Dit offerte voorbeeld kun je kopiëren en aanpassen in je mailprogramma, Word of Google Docs:
OFFERTE
Schildersbedrijf Van Dam
Kerkstraat 12, 3811 CV Amersfoort
KvK 12345678 | btw-id NL342366712B16
info@vandamschilders.example | 06 12345678
Aan: Familie Jansen
Lindelaan 4, 3832 AB Leusden
Offertenummer: OF-2026-031
Datum: 14 oktober 2026
Geldig tot: 13 november 2026
Beste familie Jansen,
Bedankt voor jullie aanvraag. Hierbij mijn offerte voor het
schilderwerk aan de buitenkant van jullie woning.
Werkzaamheden
- Kozijnen, ramen en deuren voorzijde schuren, gronden en
twee keer aflakken
- Houtrot in twee kozijnen herstellen
- Inclusief verf, materiaal en steiger
- Niet inbegrepen: schilderwerk aan de achterzijde
Prijs
Schilderwerk, arbeid (vaste prijs) EUR 2.100,00
Verf en schildersmateriaal EUR 650,00
Houtrot herstellen (arbeid en hout) EUR 300,00
Steiger EUR 300,00
Totaal inclusief btw EUR 3.350,00
Het btw-tarief hangt af van het werk en de woning. Schilderwerk
en verf aan een woning die ouder is dan 2 jaar vallen onder 9%.
Houtrot herstellen met nieuw hout valt onder 21%.
Het precieze bedrag per tarief staat op de factuur.
Planning: start in week 44, duur ongeveer 5 werkdagen.
Betaling: binnen 14 dagen na de factuur.
Op deze offerte zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing
(bijgevoegd).
Akkoord? Stuur deze offerte ondertekend terug of bevestig per
e-mail.
Met vriendelijke groet,
Jeroen van Dam
Voor akkoord:
Naam: ______________________ Datum: ____________
Handtekening: ______________________Voor een particulier staat de prijs inclusief btw. Maak je een offerte voor een bedrijf, zet de prijzen dan exclusief btw en tel de btw er apart bij op.
Van offerte naar factuur
Heeft je klant de offerte geaccepteerd en is het werk klaar, dan stuur je de factuur. Neem het offertenummer op in de factuur, zodat je klant de twee makkelijk aan elkaar koppelt. Gebruik dezelfde omschrijvingen en prijzen, en zet meerwerk op een aparte regel. Op de factuur moet meer dan op de offerte, zoals een factuurnummer uit je reeks en de btw per tarief: zie wat moet er op een factuur. Spreek ook een duidelijke betalingstermijn af.
EenFactuurMaken.nl heeft geen offertetool. De factuur na een geaccepteerde offerte maak je wel gratis met de factuurgenerator: je typt de regels uit je offerte over, de btw wordt per tarief uitgerekend en je downloadt een pdf met je logo.