Algemene uitleg, geen advies
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een bericht aan je klant dat een factuur nog openstaat. Het is de eerste stap als er niet op tijd is betaald. Ondernemersplein noemt het "een eerste formele stap" na de afgesproken betalingstermijn.
Een herinnering is iets anders dan een aanmaning. Een herinnering is vriendelijk en gaat ervan uit dat je klant het is vergeten. Een aanmaning komt later, is strenger en kondigt gevolgen aan, zoals incassokosten.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Stuur de eerste herinnering een paar dagen na de vervaldatum. Wacht niet weken: hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat je snel betaald wordt. Een veelgebruikt schema:
| Moment | Wat stuur je | Toon |
|---|---|---|
| Een paar dagen na de vervaldatum | 1e betalingsherinnering | Vriendelijk: "misschien is het je ontschoten" |
| Ongeveer 1 tot 2 weken later | 2e herinnering | Zakelijk: vraag om betaling binnen 7 dagen |
| Daarna | Aanmaning of veertiendagenbrief | Formeel: met de gevolgen van niet betalen |
Bel je klant gerust tussendoor. Een kort telefoontje lost vaak meer op dan een derde mail. Misschien is de factuur niet aangekomen, staat hij op het verkeerde adres of wacht je klant zelf op geld.
Wat zet je in een herinnering?
- het factuurnummer en de factuurdatum;
- het openstaande bedrag;
- de oorspronkelijke vervaldatum;
- je IBAN en het betalingskenmerk, zodat je klant direct kan betalen;
- een nieuwe, concrete datum waarop je de betaling verwacht;
- hoe je klant je kan bereiken als er iets niet klopt;
- de factuur als bijlage.
Ondernemersplein raadt aan om in de herinnering ook te vermelden dat je wettelijke rente rekent als je klant niet betaalt. Bij de eerste herinnering kun je dat weglaten als je de relatie goed wilt houden; bij de tweede is het verstandig.
Kijk eerst of het geld niet al binnen is
Check je bankrekening voordat je een herinnering stuurt. Een herinnering voor een factuur die gisteren is betaald, is vervelend voor jou en je klant.
Voorbeeld betalingsherinnering (vriendelijk)
Voor de eerste herinnering. Kopieer de tekst en vul de gegevens in:
Onderwerp: Herinnering factuur 2026-042
Beste Mark,
Misschien is het je ontschoten: factuur 2026-042 van 1 oktober 2026
staat nog open. Het gaat om EUR 605,00 en de vervaldatum was
15 oktober 2026.
Wil je het bedrag binnen 7 dagen overmaken naar
NL91ABNA0417164300 t.n.v. Studio Lotte Visser, onder vermelding van
2026-042? De factuur zit nog een keer als bijlage bij deze mail.
Heb je al betaald? Dan kun je deze herinnering negeren.
Klopt er iets niet aan de factuur? Laat het me gerust weten.
Met vriendelijke groet,
Lotte Visser
06 12345678Voorbeeld tweede herinnering (zakelijker)
Is er na de eerste herinnering nog niet betaald, dan wordt de toon zakelijker:
Onderwerp: Tweede herinnering factuur 2026-042
Beste Mark,
Op 22 oktober 2026 stuurde ik je een herinnering voor factuur
2026-042 van 1 oktober 2026. Ik heb het bedrag van EUR 605,00 nog
niet ontvangen.
Ik vraag je het bedrag uiterlijk 5 november 2026 over te maken naar
NL91ABNA0417164300 t.n.v. Studio Lotte Visser, onder vermelding van
2026-042.
Na de vervaldatum ben ik wettelijk gerechtigd om rente en
incassokosten in rekening te brengen. Dat doe ik liever niet, dus
ik hoop dat je het bedrag snel overmaakt. Is er een reden dat
betalen nu lastig is? Neem dan contact met me op, dan zoeken we
samen naar een oplossing.
Met vriendelijke groet,
Lotte Visser
06 12345678Is je klant een particulier? Dan mag je pas incassokosten rekenen na een speciale aanmaning, de veertiendagenbrief. Laat de zin over incassokosten dan weg, of schrijf "kan ik kosten in rekening brengen". Hoe de veertiendagenbrief werkt, lees je in de gids over de aanmaning.
Voorbeeld herinneringsmail in het Engels
Heb je een klant in het buitenland? Deze herinneringsmail in het Engels kun je zo gebruiken:
Subject: Payment reminder: invoice 2026-042
Dear Mark,
I hope you are well. According to our records, invoice 2026-042
dated 1 October 2026 is still unpaid. The amount due is EUR 605.00
and the due date was 15 October 2026.
Could you please transfer the amount within 7 days to
IBAN NL91ABNA0417164300 (BIC ABNANL2A), in the name of
Studio Lotte Visser, quoting reference 2026-042? I have attached
the invoice again for your convenience.
If you have already paid, please disregard this message.
If anything about the invoice is unclear, just let me know.
Kind regards,
Lotte Visser
+31 6 12345678Tips voor de toon
- Ga uit van goede wil. De meeste late betalingen zijn vergeten facturen, geen onwil.
- Wees concreet. Noem een datum ("uiterlijk 5 november"), niet "zo snel mogelijk".
- Houd het kort. Je klant moet in tien seconden zien wat er van hem verwacht wordt.
- Blijf zakelijk. Ook bij de tweede herinnering. Geen hoofdletters, geen uitroeptekens.
- Spreek af wat je zegt. Kondig je gevolgen aan, voer ze dan ook uit.
Om herinneringen te voorkomen, helpt een duidelijke betalingstermijn op je factuur, met een vervaldatum en een QR-code om direct te betalen.
Herinneringen sturen met EenFactuurMaken.nl
Met een gratis account verstuur je je facturen per e-mail en stuur je een herinnering met één klik. Je kiest de factuur, kiest Herinnering sturen en de herinnering gaat met de factuur als bijlage naar je klant. De tekst past zich aan: vriendelijk bij de eerste herinnering, zakelijker daarna.
Met Pro gaan herinneringen automatisch, standaard 7, 14 en 30 dagen na de vervaldatum. Ze stoppen zodra je de factuur als betaald markeert. Hoe het werkt staat in de handleiding over betalingsherinneringen.