Aanmaning sturen: de 14-dagenbrief, incassokosten en een voorbeeld

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een formele brief waarin je je klant vraagt een openstaande factuur alsnog te betalen, met een nieuwe termijn en de gevolgen als hij dat niet doet. Ondernemersplein noemt hem ook een sommatiebrief. De aanmaning komt na een of twee vriendelijke betalingsherinneringen en is vaak de laatste stap voordat je een incassobureau inschakelt.

De regels verschillen sterk tussen particuliere en zakelijke klanten.

De 14-dagenbrief voor particulieren

Wil je bij een particuliere klant incassokosten rekenen, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen die voldoet aan artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek. Die brief heet de veertiendagenbrief, 14-dagenbrief of laatste aanmaning. Pas als je klant daarna nog niet betaalt, mag je de kosten rekenen.

Dit moet erin staan:

1. Een betaaltermijn van 14 dagen, die ingaat op de dag na ontvangst van de brief. Schrijf dus niet "binnen 14 dagen na dagtekening", maar "binnen 14 dagen na de dag waarop je deze brief hebt ontvangen".
2. De gevolgen als je klant niet betaalt: dat je dan incassokosten rekent.
3. Het precieze bedrag van die incassokosten. Niet "15%" of "de wettelijke kosten", maar het bedrag in euro's.

Verder geldt:

• Zet erbij of er btw over de incassokosten komt, dan is er geen discussie. Btw mag je er alleen bij rekenen als je een incassobureau of een andere dienst inschakelt waarover je btw betaalt, je die btw zelf niet kunt aftrekken en je dat uitdrukkelijk verklaart. Stuur je de brief zelf, of kun je de btw aftrekken, dan reken je geen btw.
• Stuur de brief pas als je klant in verzuim is, dus als de betaaldatum verstreken is (of na een eerdere ingebrekestelling als er geen vaste datum was).
• Heeft dezelfde klant meerdere openstaande facturen, zet ze dan in één aanmaning. Je berekent de incassokosten over het totaal.
• De aanmaning zelf is gratis: je rekent geen kosten voor het sturen ervan.
• Stuur hem zo dat je kunt bewijzen dat hij is aangekomen, bijvoorbeeld per post en per e-mail, of aangetekend.

Een fout in de brief kost je de incassokosten

Rechters zijn streng. Ontbreekt het bedrag van de incassokosten, of klopt de termijn van 14 dagen niet, dan wijst de rechter de incassokosten vaak af. Gebruik het voorbeeld hieronder en controleer de bedragen.

Hoeveel incassokosten mag je rekenen?

De maximale incassokosten staan in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Je rekent een percentage over het openstaande bedrag (de hoofdsom), in schijven:

De vergoeding is minimaal € 40 en maximaal € 6.775.

Sinds 1 oktober 2024: termijnbetalingen

Sinds 1 oktober 2024 geldt bij particuliere klanten een extra regel voor termijnbetalingen uit dezelfde overeenkomst, zoals een abonnement of een betalingsregeling, als voor die termijnen de minimumvergoeding van € 40 geldt (bedragen tot € 266,67). Binnen een periode van zes maanden mag je dan voor de eerste termijn € 40 rekenen en voor elke volgende termijn € 20. Gaat één aanmaning over meerdere termijnen, dan reken je één keer het hoogste bedrag.

Aanmaningsbrief voorbeeld (14-dagenbrief)

Dit aanmaning voorbeeld is geschreven voor een particuliere klant. Pas de bedragen aan: de incassokosten bereken je met de staffel hierboven.

Onderwerp: Laatste aanmaning factuur 2026-021

Beste meneer De Groot,

Op 2 september 2026 stuurde ik u factuur 2026-021 van EUR 480,00
voor het snoeien van de bomen in uw tuin. De uiterste betaaldatum
was 16 september 2026. Op 23 september en 7 oktober 2026 heb ik u
een herinnering gestuurd. Ik heb uw betaling nog niet ontvangen.

Ik geef u de gelegenheid om het bedrag van EUR 480,00 alsnog te
betalen binnen 14 dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van
deze brief. Maak het bedrag over naar NL44RABO0123456789
t.n.v. Hoveniersbedrijf Van Dijk, onder vermelding van 2026-021.

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan breng ik buitengerechtelijke
incassokosten in rekening. Deze bedragen EUR 72,00. Over dit bedrag
reken ik geen btw. Daarnaast breng ik dan de wettelijke rente over
het openstaande bedrag in rekening.

Aan deze aanmaning zijn geen kosten verbonden.

Heeft u inmiddels betaald? Dan kunt u deze brief als niet
verzonden beschouwen. Kunt u niet in één keer betalen, neem dan
contact met mij op om een betalingsregeling te bespreken.

Met vriendelijke groet,

Sander van Dijk
Hoveniersbedrijf Van Dijk
Esdoornlaan 3, 7311 AB Apeldoorn
06 12345678

Aanmaning aan een bedrijf

Bij een zakelijke klant hoef je geen 14-dagenbrief te sturen. Vanaf de dag na de vervaldatum heb je al recht op minimaal € 40 vergoeding en op de wettelijke handelsrente. Een duidelijke laatste aanmaning is toch verstandig: vaak wordt er dan alsnog betaald, en het laat zien dat je je klant een kans hebt gegeven.

Je kunt het voorbeeld hierboven gebruiken met een paar aanpassingen. Noem de wettelijke handelsrente in plaats van de wettelijke rente, en kies een kortere termijn als je wilt, bijvoorbeeld 7 dagen. Staan er in je algemene voorwaarden andere afspraken over incassokosten, dan gelden die, maar je hebt altijd recht op minimaal € 40. Twijfel je, vraag het dan aan een jurist.

Wettelijke rente

Naast incassokosten mag je wettelijke rente rekenen over het openstaande bedrag:

• bij particulieren: de wettelijke rente, sinds 1 januari 2026 4% per jaar, vanaf het moment dat je klant in verzuim is;
• bij bedrijven: de wettelijke handelsrente, sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar, vanaf de dag na de afgesproken betaaldatum.

De handelsrente wordt elk half jaar opnieuw vastgesteld, per 1 januari en per 1 juli. De wettelijke rente voor consumenten stelt de overheid apart vast; die verandert in de praktijk meestal ook per 1 januari of 1 juli. Meer over termijnen en rente lees je in de gids over de betalingstermijn.

Wat als je klant nog steeds niet betaalt?

Blijft betaling ook na de aanmaning uit, dan kun je een betalingsregeling voorstellen, een incassobureau inschakelen of naar de rechter gaan. Een incassobureau stuurt brieven en belt, maar kan je klant niet dwingen. Dat kan alleen een deurwaarder, meestal pas na een vonnis van de rechter.

Aanmaningen met EenFactuurMaken.nl

Met een gratis account stuur je herinneringen met één klik. De laatste herinnering is een veertiendagenbrief: bij een particuliere klant met een factuur in euro's noemen we het precieze bedrag aan incassokosten volgens de staffel. Met Pro gaan herinneringen automatisch. Hoe de incassokosten werken staat in de handleiding over incassokosten.

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 6:96, 6:119, 6:119a en 6:120
• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (geldend vanaf 1 oktober 2024)
• Hoge Raad 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704 (termijn van de 14-dagenbrief)
• Staatsblad 2024, 44: Besluit kwaliteit incassodienstverlening
• Ondernemersplein: Stappenplan klant betaalt factuur niet
• Rijksoverheid: Hoogte wettelijke rente