Algemene uitleg, geen advies
Wat zie je op dit voorbeeld?
Joost is zelfstandig consultant in Utrecht. Hij helpt een logistiek bedrijf met het inrichten van het inkoopproces en factureert aan het eind van elke maand. Zijn factuur over september heeft vier regels:
- Adviesdagen: 7 dagen tegen een dagtarief van € 1.120. Het inkoopordernummer van de klant staat in de omschrijving.
- Workshop: anderhalve dag voor voorbereiding en verslag, tegen hetzelfde dagtarief.
- Reiskosten: 672 km tegen € 0,23 per km, met de berekening in de omschrijving.
- Parkeerkosten: het totaal van de maand, doorberekend aan de klant.
Joost geeft 30 dagen betalingstermijn, zoals in zijn opdrachtbevestiging staat. Bij grotere bedrijven is dat gebruikelijk. Een grote onderneming mag een mkb'er niet langer dan 30 dagen laten wachten. Meer over die regels in de gids betalingstermijn.
Welke btw reken je als consultant?
Advieswerk valt onder het algemene tarief van 21%. Dat geldt ook voor wat je aan onkosten doorberekent. De Belastingdienst zegt dat je btw rekent over het totaalbedrag dat je in rekening brengt, inclusief kosten zoals reiskosten. Je reiskosten en parkeerkosten zijn dus geen losse post zonder btw, maar een deel van je dienst tegen 21%.
Parkeerkosten zonder btw doorberekenen?
Dat kan alleen als het een doorlopende post is: kosten die je namens en voor rekening van je klant betaalt, bijvoorbeeld omdat de parkeervergunning op naam van de klant staat. In de praktijk is dat bij consultants zelden zo. Parkeer je zelf voor je eigen opdracht, dan reken je er gewoon 21% over. Je mag de btw op je eigen parkeerbonnen wel als voorbelasting aftrekken.
Werk je voor een bedrijf in een ander EU-land, dan verleg je de btw en zet je het btw-id van je klant op de factuur. Voor een klant buiten de EU reken je meestal geen Nederlandse btw. Die facturen maak je met een gratis account; zie de gids factureren naar het buitenland.
Tips voor je factuur als consultant
- Leg vast hoe lang een dag is. Zet "dagen van 8 uur" in de omschrijving of in je opdrachtbevestiging. Werk je soms een paar uur, factureer dan in uren of in halve dagen. Op de pagina uren factureren lees je hoe je uren netjes vermeldt.
- Voeg een urenoverzicht toe als de klant dat wil. Veel opdrachtgevers keuren een factuur pas goed met een overzicht per dag. Stuur dat als bijlage mee.
- Neem het inkoopordernummer over. Zonder PO-nummer blijft je factuur bij grote bedrijven vaak liggen.
- Factureer op tijd. Een factuur aan een bedrijf moet uiterlijk de 15e van de maand na je werk de deur uit. Factureer je per maand, stuur hem dan in de eerste week.
- Houd je nummering doorlopend. Elk factuurnummer komt één keer voor. Hoe je dat inricht, staat in de gids factuurnummer.
Werk je liever per uur dan per dag? Bekijk dan het voorbeeld van een urenfactuur. Of open dit voorbeeld in de generator, zet je eigen dagtarief erin en download de pdf.