Algemene uitleg, geen advies
Wat is een kwitantie?
Een kwitantie is een betalingsbewijs. Degene die het geld ontvangt, verklaart erop: ik heb dit bedrag van jou ontvangen, op deze datum, voor dit doel. De betaler bewaart de kwitantie als bewijs dat hij heeft betaald.
Je ziet kwitanties vooral bij contante betalingen: de verkoop van een tweedehands auto of fiets, een aanbetaling op een meubel, huur die contant wordt betaald, of een vergoeding voor een klusje. Bij een bankoverschrijving is het bankafschrift al een bewijs, maar ook dan kan een kwitantie handig zijn.
Recht op een kwitantie
Volgens het Burgerlijk Wetboek (artikel 6:48) moet de ontvanger voor iedere betaling een kwitantie geven, tenzij uit de afspraak, de gewoonte of de billijkheid iets anders volgt. Krijg je geen kwitantie, dan mag je je eigen betaling in principe opschorten.
Kwitantie, factuur of kassabon?
Deze drie documenten lijken op elkaar, maar doen iets anders.
| Kwitantie | Factuur | Kassabon | |
|---|---|---|---|
| Wat is het? | Bewijs dat er betaald is | Een rekening: verzoek om betaling | Bewijs van een aankoop in een winkel |
| Wanneer? | Na de betaling | Voor of na de levering, vóór de betaling | Direct bij de betaling |
| Wie maakt hem? | Iedereen die geld ontvangt | Een ondernemer | Een winkel of kassa |
| Btw erop? | Niet nodig | Meestal: btw-id en btw per tarief. Bij de KOR geen btw, bij btw verlegd of een vrijstelling een vermelding in plaats van btw | Vaak wel |
| Wettelijke eisen | Geen vaste vorm | Strenge eisen uit de btw-wet | Alleen als hij als factuur moet dienen |
Een factuur zegt dus "betaal dit", een kwitantie zegt "dit is betaald".
Wanneer is een kwitantie genoeg en wanneer moet je factureren?
Je bent particulier. Dan heb je geen btw-plicht en hoef je geen factuur te sturen. Verkoop je iets, bijvoorbeeld een auto of een kast, dan is een kwitantie een prima bewijs voor beide partijen. Ook als een bedrijf iets van jou koopt, kun je een kwitantie geven. Doe je vaker werk tegen betaling, kijk dan bij factuur maken als particulier.
Je bent ondernemer en je klant is een particulier. Je bent meestal niet verplicht een factuur te sturen aan consumenten. Uitzonderingen zijn onder meer de verkoop van een nieuw vervoermiddel aan een koper in een ander EU-land, en bepaalde groothandels. Verkoop je op afstand aan particulieren in andere EU-landen zonder de Unieregeling, dan kunnen de regels van dat land gelden. In de meeste gevallen is een kwitantie of kassabon dus genoeg als betalingsbewijs. Houd wel een kopie of een overzicht bij voor je eigen administratie.
Je bent ondernemer en je klant is een bedrijf. Dan moet je een factuur sturen, tenzij je de KOR gebruikt of alleen vrijgestelde prestaties levert. Een kwitantie vervangt de factuur alleen als hij aan de factuureisen voldoet. Voor bedragen tot € 100 inclusief btw mag dat een vereenvoudigde factuur zijn, met in elk geval de datum, je naam en adres, wat je hebt geleverd en de btw (of de gegevens om die te berekenen). Daarboven gelden alle eisen uit de gids wat moet er op een factuur.
Factuur en kwitantie samen
Stuur je een factuur en betaalt je klant contant? Dan kun je op de factuur zetten "Contant voldaan op 14 oktober 2026", met je handtekening. Dat werkt als kwitantie bij de factuur.
Wat moet er op een kwitantie?
Er is geen wettelijke vorm voor een kwitantie. Om als bewijs te werken, zet je er dit op:
- het woord Kwitantie en eventueel een nummer;
- de datum en de plaats van de betaling;
- de naam (en het liefst het adres) van wie betaalt;
- het bedrag in cijfers en in letters, zodat niemand het achteraf kan veranderen;
- waarvoor er betaald is;
- hoe er betaald is: contant, per pin of per bank;
- de naam en de handtekening van wie het geld ontvangt.
Is het een gedeeltelijke betaling of een aanbetaling, zet dan ook het totaalbedrag en het bedrag dat nog openstaat erop.
Kwitantie voorbeeld om te kopiëren
Kopieer dit kwitantie voorbeeld en vul het in. Maak twee exemplaren: één voor de betaler en één voor jezelf.
KWITANTIE
Nummer: K-2026-012
Datum: 14 oktober 2026
Plaats: Utrecht
Ontvangen van: Jan de Vries
Lindelaan 4, 3523 AB Utrecht
Bedrag: EUR 350,00
Zegge: driehonderdvijftig euro
Voor: Verkoop gebruikte bakfiets (blauw, met huif),
zoals gezien en getest
Betaald: contant
Ontvangen door: Sanne Bakker
Oudegracht 112, 3511 AW Utrecht
Handtekening: ______________________Gaat het om een aanbetaling? Voeg dan toe:
Totaalprijs: EUR 1.200,00
Nu ontvangen: EUR 300,00
Nog te betalen: EUR 900,00 bij levering op 1 november 2026Een kwitantie maken als ondernemer
Ontvang je als ondernemer regelmatig contant geld, nummer je kwitanties dan doorlopend en bewaar je kopieën. Ze horen bij je administratie, net als je facturen. Hoe lang je die moet bewaren, lees je bij de bewaarplicht voor facturen.
EenFactuurMaken.nl heeft geen aparte kwitantie-tool. Moet je een bedrijf factureren, maak dan een echte factuur met de gratis factuurgenerator: zonder account, met je logo, en met een controle op de Nederlandse factuurregels terwijl je typt.