Algemene uitleg, geen advies
Zo maak je een Engelse factuur
- Vul je bedrijf, je klant en je factuurgegevens in zoals altijd. Het formulier blijft Nederlands.
- Controleer bij Taal van de factuur dat Engels is gekozen. Daar kun je ook Duits of Frans kiezen.
- Schrijf je omschrijvingen en opmerkingen in het Engels. De generator vertaalt alle vaste teksten, zoals kopjes, betaalinstructie en btw-vermeldingen, maar niet wat je zelf typt.
- Kies de btw, voeg je logo toe en download de pdf.
De bedragen blijven in euro. Op de pdf staat bijvoorbeeld "Invoice", "Bill to", "Due date" en "Unit price excl. VAT". Kies je btw verlegd of de KOR, dan komt de wettelijke vermelding er in het Engels op.
Factuur vertalen: Nederlands en Engels naast elkaar
Moet je een bestaande factuur vertalen naar het Engels, of wil je weten wat er op een Engelse factuur staat die je zelf krijgt? Dit zijn de gangbare termen. De meeste staan precies zo op de pdf van de generator; betaaltermijn, t.n.v., creditnota en betalingsherinnering komen niet als losse term op een factuur uit de generator.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Factuur | Invoice |
| Factuurnummer | Invoice number |
| Factuurdatum | Invoice date |
| Leverdatum | Date of supply |
| Vervaldatum | Due date |
| Betaaltermijn | Payment term |
| Factuur aan | Bill to |
| Omschrijving | Description |
| Aantal | Qty (quantity) |
| Prijs excl. btw | Unit price excl. VAT |
| Subtotaal | Subtotal |
| Btw | VAT |
| Btw-nummer (btw-id) | VAT ID |
| Btw verlegd | Reverse charge (op de pdf: "VAT reverse charged" en "Reverse charge (btw verlegd)") |
| Kleineondernemersregeling | Dutch small business scheme (KOR) |
| Totaal | Total |
| Te betalen | Amount due |
| KvK-nummer | Chamber of Commerce number (op de pdf: "Chamber of Commerce") |
| Ten name van (t.n.v.) | Account holder |
| Opmerkingen | Notes |
| Creditnota | Credit note |
| Betalingsherinnering | Payment reminder |
Een paar tips bij het vertalen. Laat het KvK-nummer en je btw-id gewoon staan zoals ze zijn; die vertaal je niet. Zet bij een buitenlandse klant de landnaam onder het adres. En gebruik "invoice", niet "bill": dat woord gebruik je in het Engels vooral voor een rekening in een restaurant of van een energiebedrijf.
Nederlandse regels gelden ook in het Engels
Een Engelse factuur mag. Maar de taal verandert niets aan de regels: als Nederlandse ondernemer moeten op je factuur dezelfde gegevens staan als op een Nederlandse factuur. Dus je KvK-nummer, je btw-id, een uniek factuurnummer, de datum, het btw-tarief en het btw-bedrag. Het btw-bedrag moet in euro. De Belastingdienst kan bij een controle wel een Nederlandse vertaling van je factuur vragen. De volledige lijst staat in wat moet er op een factuur.
Bij diensten aan een bedrijf in een ander EU-land schrijft de Belastingdienst zelf dat je de vermelding "btw verlegd" ook in het Engels, Duits of Frans mag zetten. Voor btw verlegd binnen Nederland noemt hij alleen "btw verlegd". De generator maakt er daarom "Reverse charge (btw verlegd)" van: je klant begrijpt het en de Nederlandse woorden staan er ook.
Klant in het buitenland? Let op de btw
Een Engelse factuur gaat vaak naar een klant in het buitenland, en dan gelden andere btw-regels. Diensten aan een bedrijf in een ander EU-land zijn meestal btw verlegd, goederen zijn een intracommunautaire levering en voor klanten buiten de EU geldt weer iets anders. Lees eerst factureren naar het buitenland. De generator is gemaakt voor btw-situaties in Nederland; voor EU- en exportfacturen gebruik je een gratis account.
Ook in het Duits of Frans
Heb je een klant in Duitsland, België of Frankrijk? Kies dan bij Taal van de factuur Duits of Frans. Alle vaste teksten en de btw-vermeldingen komen dan in die taal op de factuur. Je eigen omschrijvingen schrijf je zelf in die taal. Factureer je gewoon in het Nederlands, gebruik dan de generator voor zzp'ers.