Algemene uitleg, geen advies
Verkoopfactuur: de betekenis
Verkoop je iets, of doe je een klus, dan stuur je een rekening: de verkoopfactuur. Daarmee vraag je om betaling en leg je vast wat je hebt geleverd, voor welke prijs en met hoeveel btw. In je boekhouding zijn je verkoopfacturen je omzet. De btw die erop staat, draag je af in je btw-aangifte.
Elke factuur heeft twee kanten. Voor jou is het een verkoopfactuur, voor je klant een inkoopfactuur. Tot je klant betaalt, is hij jouw debiteur.
Wanneer moet je een verkoopfactuur sturen?
Je bent verplicht te factureren als je levert aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon, zoals een stichting of vereniging. Ook voor een vooruitbetaling van zo'n zakelijke klant moet je meestal een factuur maken. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen. Doe je het toch, zorg dan dat hij klopt: btw die je op een factuur zet, ben je ook verschuldigd.
De factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na de levering zijn verstuurd (uitgereikt). Dat je klant hem dan al heeft ontvangen, is niet nodig.
Wat moet er op een verkoopfactuur?
Kort samengevat, voor een factuur met btw:
- je naam en adres, en die van je klant;
- je btw-id, en je KvK-nummer als je bij de KVK bent ingeschreven;
- een uniek, opvolgend factuurnummer;
- de factuurdatum, en de leverdatum als die anders is;
- wat je hebt geleverd, hoeveel en de prijs per stuk zonder btw;
- per btw-tarief het bedrag zonder btw, het tarief en het btw-bedrag;
- bij btw verlegd of ICP de juiste vermelding en het btw-id van je klant, bij de KOR de vermelding van de vrijstelling.
De volledige lijst, met de uitzonderingen, staat in Wat moet er op een factuur?. Een ingevuld voorbeeld vind je bij het factuurvoorbeeld voor zzp'ers.
Verkoopfacturen bewaren
Je moet een kopie van elke verkoopfactuur bewaren, 7 jaar lang, in de vorm waarin je hem verstuurde. Een pdf bewaar je dus als pdf. Een verstuurde factuur pas je niet meer aan: is er iets mis, dan maak je een creditnota en een nieuwe factuur.
Snel een verkoopfactuur maken
Met de gratis factuurgenerator maak je een verkoopfactuur als pdf zonder account. De generator controleert de verplichte gegevens en rekent de btw uit. Je gegevens blijven in je browser.