Algemene uitleg, geen advies
Wat is een pakbon?
Een pakbon is een overzicht van wat er in een zending zit. Hij gaat mee in of op het pakket. De ontvanger kan daarmee controleren of alles wat besteld is ook echt is geleverd: de juiste producten, in de juiste aantallen.
Op een pakbon staan meestal geen prijzen. Dat is bewust. Een zending gaat door veel handen: het magazijn, de vervoerder, de ontvangstbalie van een bedrijf. Die hoeven niet te weten wat de spullen kosten. En is het pakket een cadeau, dan ziet de ontvanger de prijs niet.
Je kent de pakbon ook als afleverbon, leverbon of paklijst. Een afleverbon wordt vaak bij aflevering getekend, als bewijs dat de zending is ontvangen.
Pakbon en factuur: wat is het verschil?
| Pakbon | Factuur | |
|---|---|---|
| Doel | Laten zien wat er geleverd is | Om betaling vragen |
| Prijzen | Meestal niet | Ja, exclusief btw en met de btw per tarief. Bij de KOR geen btw, bij btw verlegd of een vrijstelling een vermelding in plaats van btw |
| Wettelijke eisen | Geen factuureisen; bij export soms eisen van de douane | Ja, uit de btw-wet |
| Wanneer | Bij de zending | Bij of na de levering |
| Wie gebruikt hem | Magazijn, ontvanger, vervoerder | Klant en boekhouding |
Een pakbon is dus geen factuur. Je klant kan er geen btw mee aftrekken en jij kunt er niet mee om betaling vragen. Lever je aan een bedrijf, dan stuur je ook een factuur. Dat is verplicht, tenzij je de KOR gebruikt of alleen vrijgestelde prestaties levert. Wat daarop moet, lees je in de gids wat moet er op een factuur.
Van bestelling tot factuur
Bij een levering van goederen ziet de keten er vaak zo uit:
- Offerte: je aanbod met prijzen (zie offerte maken).
- Bestelling of orderbevestiging: je klant bestelt, jij bevestigt.
- Pakbon: gaat mee met de zending.
- Factuur: het verzoek om te betalen, met verwijzing naar het ordernummer.
Gebruik in alle documenten hetzelfde ordernummer. Dan kan je klant de pakbon, de bestelling en de factuur makkelijk naast elkaar leggen. Klopt de pakbon niet met wat er in de doos zit, dan merkt je klant dat meteen en kun je dat oplossen voordat de factuur wordt betaald.
Wat staat er op een pakbon?
Een pakbon is geen factuur, dus de factuureisen uit de btw-wet gelden er niet voor. Bij export kan een paklijst wel nodig zijn voor de douane of het land van bestemming; vraag je vervoerder wat nodig is. Dit zijn de gegevens die je klant nodig heeft:
- het woord Pakbon en een pakbonnummer;
- je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens (je KvK-nummer erop zetten is netjes);
- het afleveradres, en het factuuradres als dat anders is;
- de verzenddatum;
- het ordernummer of het bestelnummer van je klant;
- per regel: het artikelnummer, de omschrijving en het aantal;
- bij een deellevering: het bestelde aantal, het geleverde aantal en wat later komt (backorder);
- het aantal dozen of colli;
- eventueel een plek voor de naam en handtekening van de ontvanger.
Verkoop je via een webshop aan consumenten, dan zet je op de pakbon vaak ook hoe je klant iets kan retourneren.
Pakbon voorbeeld om te kopiëren
Dit pakbon voorbeeld kun je kopiëren en aanpassen:
PAKBON
Van: Groen & Zo Kwekerij
Tuinbouwweg 8, 2681 AB Monster
KvK 12345678
info@groenenzo.example
Afleveradres: Hoveniersbedrijf De Linde
t.a.v. magazijn
Industrieweg 21, 3542 AD Utrecht
Pakbonnummer: PB-2026-0418
Ordernummer: ORD-2026-1187 (uw referentie: INK-5521)
Verzenddatum: 14 oktober 2026
Aantal colli: 3
Art.nr. Omschrijving Besteld Geleverd Later
LAV-03 Lavendel, pot 3 liter 40 40 0
BUX-20 Buxus bol, 20 cm 25 20 5
HOR-15 Hortensia wit, pot 5 liter 15 15 0
De 5 buxusbollen leveren wij uiterlijk 28 oktober 2026.
De factuur volgt per e-mail.
Ontvangen in goede orde
Naam: ______________________ Datum: ____________
Handtekening: ______________________Liever een tabel in Word of Excel? Gebruik dan dezelfde kolommen: artikelnummer, omschrijving, besteld, geleverd en later.
Een pakbon maken
Zelf een pakbon maken kan op een paar manieren:
- Met je webshopsoftware. De meeste webshopsystemen maken bij elke bestelling automatisch een pakbon die je kunt printen.
- Met een sjabloon. Kopieer het voorbeeld hierboven in Word, Google Docs of je mailprogramma en vul per zending de regels in.
- Met een spreadsheet. Handig als je veel artikelen hebt: één tabblad per zending, of één regel per artikel.
Bewaar een kopie van elke pakbon bij de order. Zo kun je later aantonen wat je hebt geleverd als een klant zegt dat er iets ontbrak. Lever je goederen aan een klant in een ander EU-land, dan moet je kunnen aantonen dat de goederen echt naar dat land zijn vervoerd. Lees daarover meer bij factureren naar het buitenland.
EenFactuurMaken.nl maakt geen pakbonnen. De factuur bij je levering maak je wel gratis met de factuurgenerator: je zet het ordernummer in de omschrijving, de btw wordt per tarief uitgerekend en je downloadt de factuur als pdf.