Bewaarplicht facturen: hoe lang moet je ze bewaren?

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Als ondernemer ben je verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Dat staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en geldt ook voor je facturen. Voor sommige gegevens is de termijn langer:

De 10 jaar voor onroerende zaken komt uit artikel 34a Wet OB: je bewaart die gegevens negen jaar na het jaar waarin je het pand bent gaan gebruiken.

Wanneer begint de termijn?

De Belastingdienst laat de termijn lopen vanaf het moment dat een gegeven niet meer actueel is. Het voorbeeld van de Belastingdienst: een leasecontract van vier jaar bewaar je tijdens die vier jaar. Pas daarna begint de bewaartermijn van zeven jaar. Twijfel je bij een factuur, houd dan ruim aan. Verwijderen kan altijd nog; terughalen niet.

Welke facturen moet je bewaren?

Alle facturen die je verstuurt en ontvangt. Dat vergeten mensen weleens: ook van je eigen verkoopfacturen moet je een kopie bewaren (artikel 35c Wet OB). Het is niet genoeg dat je klant ze heeft.

Daarnaast bewaar je alles wat bij je facturen hoort, zoals creditnota's, bankafschriften, contracten en offertes waar een factuur op steunt. Met een creditnota corrigeer je een factuur; die twee horen dus bij elkaar in je administratie.

Ook met de KOR

Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan hoef je geen btw-aangifte te doen. Je inkoopfacturen en je eigen administratie moet je wel blijven bewaren.

In welke vorm bewaar je facturen?

De hoofdregel van de Belastingdienst: je bewaart facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen.

• Papieren factuur: bewaar het papier, of een goede scan (zie hieronder).
• Pdf per e-mail: bewaar de pdf. Alleen printen en het bestand weggooien is niet de bedoeling: digitale facturen druk je niet af, je slaat ze digitaal op.
• E-factuur (UBL): bewaar het UBL-bestand zelf, niet alleen een afdruk of een pdf-weergave.

Alleen als je administratie klein is en binnen redelijke tijd te controleren valt, mag je computerbestanden afdrukken en daarna verwijderen. Bewaar je digitaal, dan moet de Belastingdienst je bestanden bij een controle kunnen gebruiken.

Papieren facturen scannen

Je mag papieren facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. De scan moet een juiste en volledige weergave van het origineel zijn, inclusief de kenmerken waaraan je ziet dat het echt is, zoals een logo of watermerk. Voldoe je daaraan, dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren. De digitale versie moet dan wel de hele bewaartermijn beschikbaar en controleerbaar blijven.

Digitaal bewaren: waar let je op?

Artikel 35b Wet OB vraagt dat de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid van een factuur gewaarborgd blijven tot het einde van de bewaartermijn. Praktisch betekent dat:

1. Een vaste plek. Eén map per jaar, met daarin bijvoorbeeld verkoop en inkoop.
2. Bestanden niet meer aanpassen. Bewaar de pdf die je hebt verstuurd, niet een bewerkbaar Word-bestand dat je later nog kunt veranderen.
3. Een back-up. Een laptop kan stuk of kwijt raken. Zet je facturen daarnaast in de cloud of op een externe schijf.
4. Leesbaar over zeven jaar. Pdf en UBL zijn open formaten die je ook over jaren nog kunt openen.
5. Niet alleen in je mailbox. Een mailbox raakt vol, wordt opgeschoond of verdwijnt als je van provider wisselt. Sla de bijlage op in je eigen map.

Facturen uit een online generator: wie bewaart ze?

De bewaarplicht ligt altijd bij jou als ondernemer, niet bij het programma waarmee je de factuur maakt. Bij EenFactuurMaken.nl werkt het zo:

Ook als je Pro gebruikt, is het verstandig om zelf een kopie te bewaren. Zo heb je je administratie altijd bij de hand, ook als je ooit van programma wisselt.

Downloaden is niet hetzelfde als bewaren

Een pdf in je map Downloads is snel kwijt. Zet hem direct in je factuurmap met een duidelijke naam, zoals 2026-014 Bakkerij De Korenaar.pdf.

Bewaren in vier stappen

1. Download de factuur direct na het maken of versturen.
2. Zet hem in de map van het juiste jaar, met het factuurnummer in de bestandsnaam.
3. Bewaar inkomende facturen op dezelfde manier, in een eigen map.
4. Maak automatisch een back-up van die mappen.

Zo heb je bij een vraag van de Belastingdienst of je boekhouder alles binnen een paar minuten gevonden. Hoe je facturen verstuurt en welke vorm je dan bewaart, lees je in de gids factuur versturen.

Bronnen

• Belastingdienst: uw facturen bewaren
• Belastingdienst: administratie bewaren
• Belastingdienst: hoe bewaart u uw administratie?
• Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a, 35b en 35c
• Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52