Algemene uitleg, geen advies
UBL: de betekenis
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een open standaard van OASIS, een internationale standaardenorganisatie. UBL beschrijft hoe je een factuur, creditnota, bestelling en andere zakelijke documenten als XML-bestand opschrijft. Versie 2.1 is ook een ISO-norm (ISO/IEC 19845:2015).
Een pdf is gemaakt voor mensen: je ziet een mooie factuur, maar een computer ziet alleen tekst en plaatjes. Een UBL-bestand is gemaakt voor computers. Elk gegeven heeft een vaste plek: het factuurnummer, de datum, het btw-bedrag, je IBAN. Een boekhoudprogramma leest het in en boekt de factuur meteen.
Hoe ziet een UBL-factuur eruit?
Open je een UBL-bestand, dan zie je XML. Een klein stukje:
<cbc:ID>2026-014</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-01</cbc:IssueDate>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>Dat lees je niet zelf. Je klant of zijn boekhouder laadt het bestand in zijn pakket. Vaak stuur je de UBL mee als bijlage naast een pdf, zodat er ook een leesbare versie is.
UBL, Peppol en NLCIUS
Je komt deze woorden vaak samen tegen:
- UBL is de taal: hoe het XML-bestand is opgebouwd.
- EN 16931 is de Europese norm die zegt welke gegevens een e-factuur moet bevatten.
- NLCIUS en Peppol BIS Billing 3.0 zijn afspraken bovenop die norm, met extra regels voor Nederland. Een Nederlandse verkoper moet bijvoorbeeld zijn KvK-nummer vermelden.
- Peppol is ook een netwerk waarover je e-facturen veilig van pakket naar pakket stuurt.
Wanneer heb je een UBL-factuur nodig?
- Factureer je de Rijksoverheid, dan is een e-factuur verplicht. Het Rijk accepteert alleen e-facturen, meestal via Peppol.
- Vraagt je klant erom, bijvoorbeeld omdat zijn boekhoudpakket UBL automatisch verwerkt. Voor de rest mag je een e-factuur alleen sturen als je klant ermee akkoord is (artikel 35b Wet OB).
- In de toekomst wil het kabinet e-facturen tussen bedrijven verplicht maken, volgens de plannen vanaf 1 juli 2030. Dat is nog geen wet.
Met een gratis EenFactuurMaken.nl-account maak je bij elke uitgereikte factuur ook een UBL-bestand volgens Peppol BIS 3 en NLCIUS. Als Nederlandse ondernemer heb je daarvoor een KvK-nummer nodig. De gratis factuurgenerator zonder account maakt alleen een pdf. Meer over e-facturen lees je op de pagina over e-invoicing met UBL en Peppol en in de gids over factuur versturen.