Algemene uitleg, geen advies
Inkoopfactuur: de betekenis
Koop je laptop, laat je je boekhouding doen of huur je een werkplek, dan krijg je een factuur. Voor jou is dat een inkoopfactuur. In je boekhouding zijn het je kosten. De leverancier is tot de betaling je crediteur.
Het is hetzelfde document als de verkoopfactuur van je leverancier. Alleen de kant verschilt: wat hij verkoopt, koop jij in.
Waarom de inkoopfactuur moet kloppen
De btw op een inkoopfactuur heet voorbelasting. Die mag je in je btw-aangifte aftrekken, als aan de voorwaarden van de Belastingdienst is voldaan. De belangrijkste:
- Je gebruikt wat je koopt voor je bedrijf, voor omzet waarover je btw rekent (21%, 9%, 0% of btw verlegd). Bij vrijgestelde omzet mag je de btw niet aftrekken.
- Je hebt een factuur die voldoet aan de factuureisen, met jouw bedrijfsnaam als afnemer.
- Het btw-bedrag staat op de factuur. Je mag het niet zelf uitrekenen. Alleen bij een kaartje voor het openbaar vervoer of een taxi mag je zelf 9% btw eruit halen.
- De goederen of diensten zijn ook echt aan jou geleverd.
Een kassabon is daarom vaak niet genoeg. Bij een bedrag tot en met € 100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur, bijvoorbeeld een bon met de datum, de naam en het adres van de winkel, wat je kocht en het btw-bedrag.
Checklist voor een inkoopfactuur
Voordat je betaalt of boekt, controleer je:
- staan jouw bedrijfsnaam en adres erop?
- staan de naam, het adres, het KvK-nummer en het btw-id van de leverancier erop?
- heeft de factuur een factuurnummer en een datum?
- klopt de omschrijving met wat je hebt gekregen?
- staan het btw-tarief en het btw-bedrag apart vermeld?
- klopt het IBAN met eerdere facturen van deze leverancier?
Ontbreekt er iets, vraag de leverancier dan om een creditnota en een nieuwe, correcte factuur. Wat er precies op moet, lees je in Wat moet er op een factuur?.
Let op nepfacturen
Een factuur van een bedrijf waar je nooit iets kocht, of een bericht dat het rekeningnummer van een vaste leverancier is veranderd? Bel de leverancier op een nummer dat je zelf opzoekt voordat je betaalt.
Inkoopfacturen bewaren
Je bewaart inkoopfacturen 7 jaar, net als je verkoopfacturen, in de vorm waarin je ze kreeg. Een pdf blijft een pdf, een papieren factuur bewaar je op papier of als goede scan. Meer daarover in de gids over de bewaarplicht van facturen.