Factuur voorbeeld voor een coach

Wat zie je op dit voorbeeld?

Ilse is loopbaancoach in Nijmegen. Roos wil weten welke volgende stap ze in haar werk kan zetten en betaalt het traject zelf. Ilse factureert na afloop in één keer:

• Een intakegesprek van 90 minuten, met de datum.
• Vijf sessies van een uur. Het aantal staat bij aantal, de prijs per sessie bij de prijs, en de periode in de omschrijving.
• Een persoonlijkheidstest met rapport en nabespreking.

Alles staat tegen 21% btw. Omdat het een particulier is, is een factuur wettelijk niet verplicht, maar Roos wil er een voor haar eigen administratie. Ook dan moet hij kloppen. Wat erop hoort, lees je in de gids wat moet er op een factuur.

Welke btw reken je als coach?

Voor de meeste coaches geldt het algemene tarief van 21%: loopbaancoaching, life coaching, businesscoaching en teamcoaching. Er is geen verlaagd tarief voor coaching.

In een paar situaties is coaching vrijgesteld van btw:

• Beroepsonderwijs met een CRKBO-registratie. Sta je in het CRKBO Register Instellingen, dan is het beroepsonderwijs dat je geeft vrijgesteld. Dat is onderwijs dat opleidt voor een vak of beroep, of kennis voor je huidige of toekomstige functie bijbrengt. Leren van persoonlijke vaardigheden valt er volgens de Belastingdienst niet onder. Of jouw coaching onderwijs is, hangt af van de inhoud en het doel. Sta je alleen in het Register Docenten, dan geldt de vrijstelling alleen voor werk dat je aan onderwijsinstellingen levert.
• Gezondheidszorg. Behandelingen door een BIG-geregistreerde zorgverlener binnen zijn vakgebied, of door iemand die aantoonbaar zorg op een gelijkwaardig kwaliteitsniveau levert, gericht op het beschermen, in stand houden of herstellen van de gezondheid, zijn vrijgesteld. Coaching gericht op beter functioneren valt daar meestal niet onder. De Belastingdienst noemt bijvoorbeeld het werk van een psycholoog voor werkgevers om het functioneren van werknemers te verbeteren als belast.

Twijfel je, vraag het na bij de Belastingdienst of je boekhouder. Een vrijgestelde factuur maak je met een gratis account in de app: de gratis generator ondersteunt geen vrijstelling.

Kleine praktijk? Kijk naar de KOR

Is je omzet niet hoger dan € 20.000 per kalenderjaar, dan kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw, wat voor particuliere cliënten prettig is. Je mag dan wel zelf geen btw terugvragen. Hoe die factuur eruitziet, zie je in het voorbeeld van een factuur zonder btw.

Tips voor je factuur als coach

• Betaalt de werkgever? Zet de factuur op het bedrijf. Vaak betaalt de werkgever een loopbaantraject. Dan staan de naam en het adres van het bedrijf op de factuur, en de naam van de deelnemer in de omschrijving. Bespreek met je cliënt wat de werkgever mag zien: noem geen persoonlijke inhoud.
• Factureer een traject vooraf of in delen. Verkoop je een pakket van tien sessies, vraag dan een deel vooraf. Hoe dat werkt, zie je bij de factuur voor een aanbetaling.
• Leg je annuleringsregels vast. Reken je een sessie die te laat is afgezegd toch? Zet dat in je voorwaarden en daarna als eigen regel op de factuur.
• Werk je ook voor organisaties? Teamcoaching en trainingen factureer je vaak per dagdeel. Kijk dan bij het factuurvoorbeeld voor een consultant.

Bronnen

• Belastingdienst: btw-vrijstelling voor beroepsopleidingen (CRKBO)
• Belastingdienst: vrijstelling in de gezondheidszorg
• Belastingdienst: voorbeelden van belaste medische diensten
• Belastingdienst: gelijkwaardig kwaliteitsniveau bij medische diensten
• Belastingdienst: voorwaarden kleineondernemersregeling
• Belastingdienst: wie zijn verplicht te factureren?