Algemene uitleg, geen advies
Wat zie je op dit voorbeeld?
Daan is zelfstandig webdesigner in Groningen. Hij heeft voor een fietsenwinkel een nieuwe website ontworpen en gebouwd en verzorgt het komende jaar de hosting. Zijn eindfactuur heeft vijf regels:
- Ontwerp als vaste prijs, met wat erin zit: het aantal pagina's en feedbackrondes.
- Bouw in uren: 32 uur tegen € 75 per uur.
- Hosting en onderhoud voor 12 maanden vooruit, met de periode in de omschrijving.
- Domeinnaam als losse post.
- De aanbetaling van € 1.000 die de klant al betaalde, als regel met een negatief bedrag.
Bij de start van het project stuurde Daan een aparte factuur voor de aanbetaling, met btw. Op de eindfactuur trekt hij dat bedrag weer af, zodat de klant alleen het restant betaalt en de btw niet dubbel rekent. Hoe dat werkt, lees je bij de factuur voor een aanbetaling.
Welke btw reken je als webdesigner?
Webdesign, websitebouw, hosting, onderhoud en het regelen van een domeinnaam vallen allemaal onder het algemene tarief van 21%. Er is geen verlaagd tarief voor digitale diensten zoals deze. Voor een klant in Nederland is je factuur dus simpel: alles tegen 21%.
Het wordt anders bij klanten in het buitenland:
- Een bedrijf in een ander EU-land. Je dienst wordt belast in het land van de klant. Je rekent geen Nederlandse btw, maar zet "btw verlegd" op de factuur, samen met het btw-id van je klant. Controleer dat nummer eerst in VIES. Je geeft de dienst ook op in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).
- Een bedrijf buiten de EU. Je dienst is dan meestal niet in Nederland belast, dus je rekent geen Nederlandse btw. Een korte vermelding op de factuur, zoals "dienst niet belast in Nederland", is niet verplicht, maar wel duidelijk.
- Een particulier. Woont die in Nederland of een ander EU-land, dan reken je voor webdesign meestal gewoon Nederlandse btw. Elektronische diensten zoals hosting aan EU-particulieren kunnen in het land van de klant belast zijn. Woont de particulier buiten de EU, dan zijn sommige diensten, zoals elektronische diensten en advies, niet in Nederland belast. Vraag bij twijfel je boekhouder.
Facturen aan buitenlandse bedrijven maak je met een gratis account in de app: die zet de juiste vermelding erop, controleert het btw-id van een EU-klant in VIES en maakt ook een e-factuur. De gratis factuurgenerator is bedoeld voor facturen met Nederlandse btw, binnenlandse btw verlegd of de KOR. Alle regels staan in de gids factureren naar het buitenland.
Tips voor je factuur als webdesigner
- Spreek meerwerk vooraf af. Een extra pagina of een derde feedbackronde zet je op een eigen regel, het liefst in uren. Op het voorbeeld van een urenfactuur zie je hoe je uren per regel vermeldt.
- Zet de periode bij hosting. Factureer je hosting vooruit, noem dan de maanden. Dan is duidelijk waarvoor de klant betaalt als hij halverwege opzegt.
- Werk met een aanbetaling. Bij grotere projecten is een deel vooraf gebruikelijk. Factureer de aanbetaling met een eigen nummer en trek hem af op de eindfactuur.
- Factureer onderhoud maandelijks of jaarlijks. Met een Pro-account maak je daar terugkerende facturen van, zodat je er niet meer aan hoeft te denken.